Время чтения статьи: 2.4 мин.

66

Зачастую в компании требуется формализация процессов. Как формализовать проведение внутренней проверки кадровой документации и для чего это нужно?

Задачи могут быть следующими
  • Анализ работы сотрудников отдела персонала в условиях проверки кадрового делопроизводства;
  • Аудит деятельности отдела персонала;
  • Оценочные мероприятия
  • Автоматизация бизнес-процессов.
  • Подготовка к сертификации.
  • Подготовка к инспекционным мероприятиям и др
Наличие предлагаемого регламента актуально, в основном, для крупных компаний, где подобные мероприятия проводятся на регулярной основе.

Регламент внутренних проверок кадровой документации.

1. Общие положения

1.1. Регламент определяет инструменты координации внутренних проверок кадровой документации и ее соответствия действующим законам и нормативной базе.

1.2.Используемая терминология:
Внутренняя проверка кадровой документации (КД) – всесторонний анализ документов кадрового состава, регламентов, приказов и иной документации, и оценка её соответствия законодательству (конституции РФ, гражданскому, трудовому кодексам и иным законодательным документам)

1.3. Задачи проведения внутренней проверка кадровой документации:
  • контроль соответствия кадровых документов действующему законодательству;
  • проверка наличия технических недостатков кадровых документов;
  • формулирование рекомендаций их устранения;
  • создание единого подхода к ведению документации;
  • предоставление помощи сотрудникам отдела персонала в форме консультаций.

1.4. Этапы внутренней проверки кадровой документации:
  •  регламентов, положений, ЛНА;
  • должностных инструкций;
  • личных дел;
  • трудовых книжек;
  • всех видов приказов;
  • документации, касающейся проведения аттестаций и квалификационных экзаменов.

1.5. Виды внутренних проверок кадровой документации. Проверки могут быть:
  • Плановыми.
  • Внеплановыми, т.е. инициированным одним из собственников, генеральным директором или его заместителями, а также руководителями подразделений.
  • Комплексными – проверка осуществляется в полном объеме.
  • Предметными – проверка осуществляется по одному из направлений работы с кадровой документацией.
  • Сплошными – проверяется кадровая документация в отношении всего персонала.
  • Выборочными – проверяется кадровая документация в отношении отдельных сотрудников.

2. Порядок реализации внутренней проверки кадровой документации

2.1. Отдел персонала до 1 декабря готовит представление генеральному директору плана проведения проверок КД на следующий год, а также обоснование расходов на проводимое мероприятие.

2.2. План утверждается генеральным директором.

2.3.На основании плана издается приказ о проведении внутренней проверки, создается комиссия, назначается председатель.

2.4.В состав комиссии могут войти сотрудники отдела персонала, бухгалтерии, иных подразделений, и сторонние специалисты.

2.5.Председатель отвечает за:
  • Подготовку, планирование и координацию внутренней проверки кадровой документации.
  • Контроль реализации плана внутренней проверки КД.
  • За подбор и компетентность стороннего консультанта.
  • За комплексность анализа кадровой документации.
2.6.Члены комиссии:
  • Выполняют задания председателя комиссии;
  • Анализируют и оценивают предоставленную кадровую документацию;
  • В сроки, определенные председателем комиссии, предоставляют результаты своей работы в печатном и электронном виде.
3. Документирование итогов внутренней проверки кадровой документации

3.1. В течении 5-ти рабочих дней после окончания внутренней проверки кадровой документации, председатель комиссии формирует отчет о результатах внутренней проверки КД с рекомендациями по работе с выявленными недостатками и их устранению.

3.2.В отчете должна содержаться следующая информация:
  • Формализованная часть (дата, вид проверки, кто был инициатором).
  • Группы проверенной документации.
  • Перечень выявленных в ходе проверки нарушений.
  • Рекомендации по устранению нарушений.
3.3.По результатам внутренней проверки кадровой документации проводится совещание высшего руководства, с привлечением заинтересованных руководителей подразделений, председателя комиссии и членов комиссии.

3.4.Руководитель отдела персонала формирует план устранения выявленных нарушений.

3.5.При несогласии с выявленными нарушениями, руководитель отдела персонала готовит аргументированное своих возражений. оценку которых, можно поручить внешнему аудитору или узкопрофессиональному юристу.

3.6. По возможности, устранение нарушений осуществляется либо в ходе самой внутренней проверки кадровой документации, либо в течение 3-х месяцев после получение документированных результатов.

Оставить комментарий


Станьте автором журнала!
Лучший PR – выступить в роли эксперта.
Мы не публикуем новости и пресс-релизы.