Как провести адаптацию нового сотрудника

Многие компании задаются вопросом для чего нужна организация адаптации новоприбывших сотрудников, некоторые вообще не видят смысла такой процедуры, но данное действие может повлиять на прибыль и репутацию всей компании

Цели адаптации

Для любой организации стоит разграничить, что проведение адаптации для новых сотрудников не является целью показать какие хорошие люди работают в компании, что несомненно стоит показать, но это не является первостепенной задачей данного мероприятия. Поэтому рассмотрим какие конкретные цели стоят за адаптацией персонала/

• Снизить стоимость нового сотрудника.

При правильно разработанной схеме адаптации новый сотрудник сможет быстрее влиться в коллектив и, таким образом, иметь возможность за короткий срок показать хорошие результаты, что снизит затраты на долгосрочное обучение сотрудника.

• Снизить беспокойства. 

Когда сотрудник начинает свою деятельность на новом месте работы у него могут возникнуть сложности, которые могут ввести его в ступор, при проведении адаптации он будет знать к кому в какой ситуации ему стоит обращаться и ознакомить с тем как вести себя в сложных рабочих ситуациях. 

• Снизить текучесть кадров. 

Текучесть кадров возникает если сотрудник не чувствует, что его не принимают в коллективе или созданные условия не устраивают специалиста. При осуществлении адаптации новый коллега может понять, что организации где он работает важно, чтобы он чувствовал себя комфортно на рабочем месте и в коллективе, также сотрудники в период адаптации могут дать советы новому специалисту, чтобы тот мог лучше показать себя в работе.

•  Сэкономить время руководителей. 

Чем качественнее будет проводится адаптация новых сотрудников тем меньше руководители и старшие менеджеры будут отвлекаться на не относящиеся к их работе задачам.   

• Дать сотрудникам понимание их обязанностей

При проведении мероприятий по адаптации персонала у нового сотрудника возникает цельная картина его рабочих обязанностей, также такие мероприятия могут задать положительный настрой на будущую работу человека. Важно проговорить какого результата компания ждет от работы нового сотрудника и какого результата он может ожидать от коллег.

Какие проблемы у нового сотрудника?

Каждый сотрудник на новом месте работы сталкивается с одинаковыми проблемами из них: 

• Новые задачи. даже если человек остается работать на той же должности у каждой компании свои методы построения проектов, поэтому задачи для работников одной специальности могут кардинально отличаться на каждом месте работы 

• Новая организация рабочего времени и пространства 

• Вообще, сама компания знакома пока только из выжимок с сайта организации. 

• Знакомство с начальником пока проходило только на одном из этапов собеседований и ещё толком не ясна его методика управления 

• Знакомых – пока нет, как и понимания к кому следует обратиться за помощью 

Прохождение через все эти этапы предоставляется заданием не из легких и они требуют больших сил и энергии, которые могли быть потрачены на рабочие задачи. 

Спустя какое-то время из-за постоянного напряжения сотрудник может начать сравнивать руководителей думая, что его прошлый начальник обладает большим набором компетенций, коллеги были дружелюбнее, и, в целом, прошлое место работы было лучше, чем то, где он сейчас находится. такие мысли могут возникать из-за ощущения недооцененности и в связи с этим новый сотрудник может подать заявление об уходе и стать предыдущим сотрудником.

Данное поведение может не означать, что такой сотрудник является некомпетентным или неквалифицированным, так как квалификация человека не влияет на общую адаптацию в коллективе. 

Судя по данным тезисам, можно сделать вывод, что в таком случае только работник оказывается в минусе теряя место работы, но это далеко не так. Чаще всего последствия такого отношения компании к новому сотруднику может навредить ей ещё больше.

Каковы потери организации если новый сотрудник решит не продолжать деятельность в компании? 

1. Большие затраты на время поиска нового работника 
2. Возможна утечка информации коммерческого характера, которой будут заинтересованы компании работающие в вашем секторе. 
3. Компания теряет сотрудника должностью которого была заинтересована и которому сделала рабочий оффер , таким образом, при частой замене сотрудников на данной должности может снизится работоспособность всего отдела 
4. После некоторого времени проведенного на должности сотрудник может сложить поверхностное впечатление о компании и чаще оно будет отрицательным если он предпочел уйти из организации и в будущем именно такими впечатлениями он будет делиться о вашей компании. 
5. В связи с предыдущим пунктом в вашу компанию могут обращаться меньше соискателей из-за плохих откликов.

Советы по разработке эффективной программы адаптации

Прежде чем испугавшись последствий сотрудники HR-отдела примутся за разработку программы по адаптации, они должны разобраться в таких вопросах: 

1. Какой информацией должны обладать коллеги для того, чтобы им было комфортнее на новом рабочем месте?
2.  Какое впечатление вы хотите произвести на новенького в первый день его работы?
3. С какими правилами должен ознакомиться новый сотрудник перед тем как приступить к работе, чтобы в дальнейшем не возникло трудностей ?
4. Как лучше познакомить коллег с новым работником?  
5. Какое оборудование и канцелярию у вас есть возможность выдать сотруднику для успешного осуществление рабочих задач и комфортного освоения нового рабочего места? 
6. Как организовать своевременное наличие работника, который будет помогать новичку в рабочих задачах и способствовать освоению работника в первые дни?

Какие шаги нужно предпринять, чтобы сотрудник адаптировался на новом месте работы?

• Программа адаптации должна начинаться до выхода сотрудника на работу, а еще лучше до решения о приеме его на работу 

Как только ваша компания примет решение дать человеку работу в ней. Важным шагом налаживания коммуникации с новым сотрудником является джоб-оффер. В данном письме должны содержаться условий работы, которые оговаривались ранее на собеседовании.

Не стоит забывать и о том, что джоб-оффер — это демонстрация намерения, а не гарантия, что вы возьмете человека на работу. Из-за этого кандидат имеет право принять его или же отказать. Даже с учетом этого нужно оформить его как полноценный документ с подписью у руководителя отдела, где сотруднику предстоит работать.

• До первого рабочего дня выслать все требуемые материалы

Перед тем как человек окажется на рабочем месте стоит выслать файлы в которых будут указаны простые, но важные вещи для облегчения работы сотрудника и увеличении его лояльности к компании: 

• как доехать

• где оставить автомобиль

• какие документы взять с собой

• что запланировано на первый рабочий день 

• Введение электронного помощника для снижения нагрузки с человека, который будет сопровождать новичка  

электронный помощник – это путеводитель, в котором находится информация обо всех сервисных сотрудниках, которые нужны ему в работе, как для решения своих личных вопросов, так и вопросов контрагентов (клиентов, поставщиков и т.д.). Например, сотрудник желает заказать цветы на день рождения для своего коллеги или узнать дату выдачи заработной платы, или как заказать машину для поездки в командировку.За ответом на подобные вопросы можно обратиться к путеводителю по компании: в путеводители отражены ФИО ответственных лиц, их фотографии и необходимые данные – раб. телефон, кабинет.

• Рабочее место

После всех предпринятых шагов стоит переходить к тому, от которого будет зависеть впечатление сотрудника о компании во время его первого рабочего дня - подготовка рабочего места сотрудника

Этот шаг является главным так как часто в компаниях когда новый человек приходит в офис для него начинаются поиска рабочего места, далее компьютера или ноутбука, далее следуют звонки IT-сотрудникам, чтобы они дали доступ к программам или сетевой папке , хуже когда этим работник должен заниматься сам данная ситуация уже может испортить день человека и его мнение о будущей компании. 

Поэтому нужно все организовать так, чтобы когда человек пришел в офис его уже ждал стол, стул, настроенный и подключенный ко всему компьютер. На столе должны находится канцелярские товары: ручки, карандаши, папки, бумага. Также если бюджет компании позволяет, новом сотруднику может быть преподнесен презент, например, в виде кружки с логотипом компании. Ещё в наборе новичка может находится открытку с приветственным словом от директора по персоналу или самого президента компании, но удобнее и технологичнее будет отправить такое письмо на почту нового сотрудника, чтобы это было то, с чего он начнет первый рабочий день.

• Знакомство с коллективом

После освоения рабочего места следует представить нового сотрудника коллегам.

То, как будет проходить знакомство зависит от размера организации. При компании семейного типа, новичка представляют всем. В большой компании новичку представляют его руководителя и коллег.

В большой компании также будет удобно разослать презентацию составленную новым сотрудником где он сможет кратко описать чем он будет заниматься в компании, в каком отделе работать и, к примеру, чем увлекается, чтобы коллегам было проще найти с ним общий язык. Данную презентацию можно разослать на рабочие почты коллег или зразместить на внутреннем портале компании.

• Введение в трудовой распорядок

Также важным для адаптации шагом является знакомство новичка с правилами компании и трудовым распорядком.

HR или наставник рассказывают, как организовано питание сотрудников: сколько длится обед и в какое время обычно он проходит, а также стоит показать где, помимо столовой, можно перекусить или выпить воды.

• Подведение итогов по адаптационному периоду.

После прохождения адаптационного периода должна проводится система аттестации по итогам мероприятий направленных на адаптацию нового сотрудника. В нем оценивается как сотрудник проявил себя за этот период и смог адаптироваться к новому месту и коллективу. На основе аттестации можно увидеть насколько эффективно была проработана система адаптации и оценить нового сотрудника.

Какие существуют технологии адаптации сотрудника? 

Во всех этапах адаптации происходит различного рода коммуникация от диалога с руководителем до полностью автоматизированного курса направленного на новичков. Главным видом коммуникации с сотрудником является welcome-тренинг. Они бывают двух типов:

1. Обзорные тренинги. На таких видах тренингов сотрудника знакомят с компанией, её корпоративной культурой, то, как внутри компании устроены процессы и т. п. Данные тренинги проводятся независимо от будущей должности сотрудника и его подразделения.
2. Обзорно-обучающие тренинги. На таких тренингах помимо информации которую могут давать на тренингах первого типа, новых сотрудников учат пользоваться базовыми профессиональными инструментами. Такие тренинги проводятся,обычно, для массовых должностей в области продаж, производства. Так как важно, чтобы сотрудник понимал не только то, что он будет делать на новом месте, но и как ему предстоит заниматься своей работой.

Частые ошибки компании при проведении адаптации 

• Помещение в котором проводятся тренинги 

Мнение кандидата о компании складывается со всех факторов с которыми новичок сталкивается во время первых дней в организации. Таким образом, и место где будет проводится адаптационный тренинг тоже влияет на впечатление об организации, поэтому данному фактору тоже стоит уделить внимание. Место проведения должно соответствовать корпоративному стилю компании,особенно если данные тренинги проводятся не в учебном центре организации или, по крайней мере, атмосфера в помещении где проводятся тренинги не контрастировала с той, что преобладает в офисе. 

• Ведущий тренингов несет ответственность за первое впечатление 

Человек, который взялся за проведение welcome-тренингов должен быть дружелюбным, а также уметь ответить на любые вопросы. Плюсом является если программа тренингов время от времени немного пересобирается таким образом его участники не смогут ощутить, что для ведущего такая практика является рутиной, а даст возможность новоприбывшим коллегам почувствовать свою исключительность. 

• Компания беспокоится об обратной связи 

После проведения адаптационной программы важным фактором является получение обратной связи и дальнейшее сопровождение сотрудников после обучения. Чаще всего компании не видят смысла в оценивании результатов адаптационных тренингов, в особенности первого типа. Данное мнение является ошибочным, так как если новый сотрудник что-то недопонял с самого начала, в дальнейшем это недопонимание может укрепится. В следствии чего у новых сотрудников формируются мифы, а при обратной связи после первых же тренингов будет возможность сложившиеся заблуждения развенчать.

Подводя итог можно сделать следующие выводы

1. Проработана программа адаптации новых сотрудников может помочь снизить текучесть кадров и способствовать экономии денег компании. 
2. Чаще всего период адаптации колеблется от нескольких недель до полного времени прохождения стажировки нового сотрудника. 
3. Одна из причин, по которой новые сотрудники увольняются — они не чувствуют, что им рады и что они нужны компании. 
4. Самое главное, что вам нужно донести до новых сотрудников во время адаптации, это то, что вы всегда открыты для вопросов и готовы помочь. Это позволит им свободно задавать волнующие их вопросы или просить вас обучить их тем областям, в которых они чувствуют себя неуверенно.
5. Проработанная программа адаптации — или ее отсутствие — существенно влияет на качество работы новых сотрудников и может оказать очень серьезное долгосрочное влияние на компанию в целом.