Что такое электронные трудовые книжки?

В данной статье разберем:

– в чем заключается новшество и что нужно знать

– преимущества электронной трудовой книжки

– недостатки электронной трудовой книжки

Суть СТД

В 2020 году люди впервые столкнулись с электронными трудовыми книжками, соответственно, появились новые права и обязанности. Хорошо это или плохо – однозначного ответа нет.

Суть электронной трудовой книжки заключается в том, что данные о трудовой деятельности с недавних пор хранятся в электронном виде на серверах ПФР*. Довольно просто.

*Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) — государственное учреждение, занимающееся обязательным социальным обеспечением. 

Эти данные попадают на сервера ПФР из отчетности, которые сдают работодатели, начиная с 2020 года. А физическим лицам, то есть сотрудникам, выдаются они в письменном виде. Другими словами, в виде распечатки или в виде файла с электронной подписью. Где? Непосредственно, в ПФР, во многофункциональных центрах (МФЦ), также на портале Госуслуг и у последнего работодателя. Довольно удобно.

Называется новая электронная трудовая книжка “СТД” (Сведения о трудовой деятельности). 

Вот и вся суть отличия бумажной от электронной трудовой книжки. 

О каких новшествах стоит знать?

Что же надо знать и делать работодателям в период с 2020 года?

Во-первых, появились сразу две новые формы отчетности ПФР: СЗИ-ТД и СЗВ-ТД (для выдачи сотрудникам и для отправки в ПФР).

Пользователям типовых конфигураций 1С это все пришло с обновлениями. А для тех, у кого конфигурации не типовые нужно заранее планировать подготовку и установку этих форм. 

Далее, в течение первого полугодия работодатель был обязан письменно, то есть под роспись, уведомить своих сотрудников об изменениях в законодательстве и о том, что у них теперь есть право (но НЕ обязанность) написать заявление и передать его работодателю, в нем указать, в каком формате он хочет свою трудовую книжку дальше вести – в электронном или в бумажном. В течение всего года работодатели принимали эти заявления и действовали в соответствии с волеизъявлением автора. 

Однако, это право, а не обязанность подавать такое заявление, соответственно, обязательно были и “молчуны”. Исходя из изменений в законодательстве работодатель будет обязан продолжать вести трудовые книжки лиц, не подавших заявления в бумажном виде и продолжать нести за нее ответственность.

Все это касалось тех сотрудников, у которых уже есть стаж до 2020 года и есть трудовая книжка. Поэтому, у тех, кто только начал свою трудовую деятельность в 2020 году, не было никакого выбора. Им по умолчанию заводилась уже новая электронная трудовая книжка. Это серьезный намек на то, что рано или поздно всех без исключений переведут на электронный формат.

Что касается физических лиц, у которых уже есть трудовая книжка, то с приходом 2020 года у них появляется право вести старую трудовую книжку в бумажном виде или перейти в обновленный формат. Если же сотрудник выбирает перейти на электронный вариант, то после оформления заявления работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки со специальной пометкой о переходе в электронный вид и перестает отвечать за ее сохранность и ведение. Теперь сотрудник будет за нее отвечать, и ее обязательно нужно сохранить, потому как СТД начинают вести только с 2020 года, а все, что было до 2020 года – остается в бумажной трудовой книжке и на серверах ПФР хранится не будет. Это очень важно.

И тем и другим следует периодически запрашивать выписку из документа своей трудовой деятельности у пенсионного фонда и (на всякий случай) хранить ее у себя дома.  

При трудоустройстве сотрудник в период с 2020 года приносит два документа – бумажную книжку (если у него был стаж работы до 2020 года) и электронную (если он ее завел).

Преимущества электронного формата

• Для работодателей и государственных органов стали возможны более удобные и расширенные обработка и анализ сведений о трудовой деятельности 

• Способ хранения сведений стал намного безопаснее

• Появление вспомогательных ресурсов трудоустройства через интернет (удаленно)

• Нивелирование процессов, когда работодатель должен вести и хранить документ о трудовой деятельности

• Быстрота и удобство в доступе ко всей необходимой информации работников об их деятельности сейчас и ранее

• При обращении для получения государственных услуг теперь можно предоставлять сведения электронного варианта документа о трудовой деятельности

• Избежание и нивелирование количества случаев, когда были внесены сведения в трудовую книжку по ошибке или были внесены не точно

• Отсутствие необходимости в документальном подтверждении по сведениям лицевого счета при удаленном оформлении пенсии 

Недостатки электронного формата

• Невозможность отображения трудовой деятельности (стажа) до 2020 года

• Отсутствие данных о награждениях

• Существует вероятность того, что произойдет утечка данных или сломается база данных