Вместо 75 — 1000 дел: как оптимизировать работу отдела кадров с помощью КЭДО

Суть КЭДО

Термин «кадровый ЭДО (КЭДО)» означает электронный документооборот в области трудовых отношений руководства компании с персоналом. Под ним понимается создание, подписание, использование и хранение всех кадровых документов в цифровом виде без дублирования на бумаге. Это понятие введено в Трудовой кодекс Российской Федерации в ноябре 2021 года Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Использовать КЭДО разрешено компаниям любого типа, а будет она это делать или нет — решает сама организация. Этот переход пока остается добровольным. До конца 2023 года будут окончательно решены все вопросы по единым требованиям к форматам ЭДО.

На практике работа выглядит так: отдел кадров готовит документы в электронном виде, сотрудники получают их в системе КЭДО и подписывают электронной подписью. Компании и ранее уже начали автоматизировать эти процессы, но до принятия Федерального закона № 377-ФЗ цифровые документы все равно распечатывали и подписывали живой подписью.

Какие документы оформляют с помощью КЭДО

В электронный вид можно привести документы, которые оформляются на бумаге, и с которыми работников и тех, кого принимают на работу,  знакомят в письменной форме под роспись (ТК РФ ч. 1 ст. 22.1). 

Например, это могут быть:

• договоры с наемным персоналом

• должностные инструкции

• приказы на очередные и внеплановые отпуска или командировки

• правила внутреннего трудового порядка

• табели по учету рабочего времени

• расчетные листки

Что именно переводить в цифровой формат — каждая организация определяет сама в зависимости от объемов бумажных документов и приоритетности задач за исключением 4 документов (ТК РФ ч. 3 ст. 22.1). 

В бумажной форме по-прежнему необходимо заполнять:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СТД-Р: их заполнение регулируют положения статей 66 и 66.1 ТК РФ

• акты о несчастных случаях на производстве

• приказы об увольнении

• журналы инструктажей по охране труда.

Для чего компаниям стоит делать выбор в пользу КЭДО

Переход на КЭДО помогает компаниям решать следующие задачи:

Упрощает взаимодействие с удаленными сотрудниками. По данным опроса рекрутингового агентства Superjob сотрудники на удаленном режиме работы сегодня есть в каждой второй российской компании (51%). С переходом на дистанционный формат  у компаний возникают расходы на отправку кадровых документов. При этом, если работник либо HR-специалист допустил ошибки, это несет за собой дополнительные издержки на логистику. В цифровом формате это делать и удобнее, и выгоднее. А главное, что в таких условиях перевод кадровых документов в электронный вид соответствует тренду удаленной работы.

Упорядочивает хранение документов. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 определены сроки хранения архивной документации, которые компании должны соблюдать. Например, у приказов по личному составу, трудовых договоров и документов по оплате труда — срок хранения не менее 75 лет. В условиях большого бумажного документооборота цифровизация и переход на КЭДО поможет содержать документацию в порядке.

Кадровый документооборот, который ведется в электронном виде, легко упорядочить, если сгруппировать документы по категориям. Например, внутренняя документация, касающаяся условий труда; разные виды договоров; согласия персонала с изменениями условий работы; данные об отпусках. Автоматизация обеспечивает надежное хранение документации и мгновенный доступ через строку поиска нужной категории. 

Оптимизирует работу отдела кадров. В среднем на 1 работника отдела кадров по трудовым нормам приходится 75-150 человек. На крупных предприятиях со штатом 300-1000 сотрудников уже сложно организовать бумажное делопроизводство. Используя шаблоны, которые есть в КЭДО, отдел кадров сможет быстрее заполнять табели по учету рабочего времени, оформлять и отправлять приказы на подпись. Таким образом, один HR-специалист сможет вести дела до 1000 сотрудников компании, не допуская ошибок, которые неизбежно возникают при заполнении бумажной документации. 

В компаниях со штатной численностью от 10 до 100 человек КЭДО также помогает разгружать сотрудников отдела кадров от ненужной рутины и оптимизирует время на взаимодействие с персоналом, не отвлекая их от рабочих задач.

Минимизирует риски ошибок и срыв сроков. Например, сотрудник подает заявление на отпуск. В случае бумажного оформления HR-специалист самостоятельно контролирует весь процесс: правильно ли составлено заявление, соотносится ли с утвержденным графиком отпусков, затрагивает ли период праздников. При использовании КЭДО все этапы автоматизированы: система следит за соответствием сроков, точностью маршрутов согласования, и тем самым исключает человеческий фактор ошибок. В свою очередь сотрудники вовремя получают уведомления об отпусках и подписывают документы в удобном для них формате без необходимости посещения отдела кадров.

Сокращает затраты бизнеса. Благодаря использованию цифровых документов у компаний появляется возможность снизить расходы на бумагу, печать и работу курьерских служб. 

Устраняет бюрократические барьеры. Переход на цифровое взаимодействие усиливает HR-бренд. Это создает образ современной компании и помогает привлекать молодых квалифицированных специалистов. 

Как перейти на КЭДО

На основании ст. 22.2 ТК РФ можно выделить пошаговую инструкцию, что необходимо сделать работодателю, чтобы перейти на КЭДО.

Шаг 1. Принять локальный нормативный акт о введении электронного документооборота 

В акте указать:

• сведения об информационной системе, с помощью которой будет осуществляться электронный документооборот

• порядок доступа к информационной системе 

• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот

• срок уведомления работников о переходе на КЭДО, а также дату его введения.

Шаг 2. Утвердить порядок осуществления электронного документооборота 

В этом локальном нормативном акте может предусмотреть:

• сроки и периодичность подписания электронных документов и ознакомления с ними

• порядок проведения инструктажа работников по взаимодействию  с работодателем с помощью КЭДО

• случаи, когда допускается оформление на бумаге тех документов, которые работодатель решил оформлять в электронном виде

Шаг 3. Уведомить работников о переходе на КЭДО

Это нужно сделать в срок, установленный в локальном акте.

Шаг 4. Получить письменное согласие работников

Если кто-то из сотрудников отказывается от перехода или промолчит, то с ними необходимо продолжить взаимодействие с помощью бумажного документооборота. Исключение — сотрудники, которые приняты на работу после 31.12.2021 и у которых по состоянию на 31.12.2021 отсутствует трудовой стаж. В этом случае получение согласия не требуется.

Шаг 5. Оформить электронные подписи

Расходы на их оформление несет работодатель. При этом, если работник ранее самостоятельно уже получал электронную подпись, он может ее использовать.

Шаг 6. Перейти на КЭДО

Сделать это необходимо в той информационной системе и в тот срок, которые утверждены локальным актом. 

Как выбрать систему КЭДО

С 1 сентября 2022 года полноценно начинает функционировать Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений Работа в России, которая тесно связана с Единым порталом госуслуг. С помощью платформы  удобно производить обмен кадровыми документами. 

Но при этом можно выделить несколько существенных минусов:

• отсутствие возможности адаптировать шаблоны нормативных документов под требования компании

• нет инструмента, чтобы проконтролировать, подписал ли сотрудник документ

• ограниченный функционал и длительный процесс авторизации.

Ст. 22.1 ТК РФ предусмотрен пункт о том, что компании могут  выбрать: использовать для КЭДО цифровую платформу «Работа в России» или использовать стороннюю информационную систему либо самостоятельно разработать свою собственную ИС.

Разработка собственной системы для компании может быть трудозатратной и в финансовом плане, и по временным ресурсам. При сравнении возможностей цифровой платформы «Работа в России» и  сторонних систем кадрового документооборота, можно выделить следующие преимущества последних:

• заранее подготовленные шаблоны нормативных документов, которые будут отвечать стандартам компании

• удобное добавление данных сотрудников через личный кабинет или с помощью выгрузки из 1С ЗУП

• быстрое получение подписей УНЭП в карточках сотрудников без необходимости долгого ожидания авторизации 

• простой и понятный интерфейс, который позволяет быстро освоить работу с электронными документами как HR-специалисту, так и сотруднику.

На рынке коммерческих информационных систем уже есть готовые продукты: Контур, HR-Link, Такском и КЭДО от Jump.Finance. Их объединяют схожие черты в сервисном обслуживании: без дополнительной платы сервисы предлагают круглосуточную поддержку, помощь при внедрении ИС, комплект локальных актов для запуска. Также есть и отличительные преимущества. К примеру, Jump.Finance предлагает пробный бесплатный период на 5 дней для организаций от 10 человек.

Какую информационную систему компания бы не выбрала для работы, нельзя отрицать тот факт, что переход на КЭДО отвечает требованиям общества и принципам развития цифровизации. Задача КЭДО — минимизировать бюрократические процедуры во взаимодействии работодателя и сотрудника и, при этом, снизить нагрузку на HR-специалистов. В этих условиях выигрывают все участники процесса.