В эпоху цифровой трансформации перед компаниями встает важный вопрос: как организовать кадровый документооборот - сохранить традиционные бумажные процессы или перейти на современные электронные решения? Разберемся, что представляет собой КЭДО, какие преимущества он дает и как правильно осуществить переход.
Суть КЭДО: цифровая революция в кадровом делопроизводстве
1. Что такое кадровый электронный документооборот?
КЭДО - это полный цикл работы с кадровыми документами в цифровом формате: от создания и подписания до хранения и архивирования, без использования бумажных носителей.
Ключевые характеристики КЭДО:
- Юридическая значимость: Введен Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ
- Добровольность: Переход на КЭДО пока остается правом, а не обязанностью работодателя
- Технологичность: Использование электронных подписей и специализированных информационных систем
- Эффективность: Сокращение временных и финансовых затрат на кадровое делопроизводство
"КЭДО - это не просто перевод документов в цифру, а принципиально новый подход к организации кадровых процессов, который меняет саму философию взаимодействия между работодателем и сотрудниками", - отмечает эксперт по цифровизации HR-процессов.
2. Какие документы можно перевести в электронный формат?
В электронный вид можно перевести большинство кадровых документов, за исключением четырех обязательных к бумажному оформлению:
Документы, доступные для КЭДО:
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения
- Приказы (о приеме, отпусках, командировках)
- Должностные инструкции
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Табели учета рабочего времени
- Расчетные листки
Исключения (только бумажный формат):
- Трудовые книжки и сведения СТД-Р
- Акты о несчастных случаях
- Приказы об увольнении
- Журналы инструктажей по охране труда
Почему переход на КЭДО - это выгодно?
1. Основные преимущества для бизнеса
Внедрение КЭДО дает компаниям целый ряд конкурентных преимуществ:
- Экономия ресурсов: Сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов (до 30-40% по данным исследований)
- Оптимизация процессов: Автоматизация рутинных операций повышает производительность HR-службы в 2-3 раза
- Удобство работы с удаленными сотрудниками: Особенно актуально для компаний, где доля удаленки превышает 50%
- Повышение точности: Минимизация человеческого фактора и ошибок в документах
- Улучшение HR-бренда: Создает образ современной технологичной компании
2. Преимущества для сотрудников
КЭДО делает жизнь сотрудников проще и удобнее:
- Мгновенный доступ к документам в любое время
- Возможность оперативно подписывать документы из любой точки мира
- Исключение потерь и порчи важных бумаг
- Прозрачность всех кадровых процессов
Как перейти на КЭДО: пошаговая инструкция
1. Подготовительный этап
Прежде чем внедрять КЭДО, необходимо выполнить несколько обязательных шагов:
- Принять локальный нормативный акт о введении электронного документооборота
- Утвердить порядок работы с электронными документами
- Уведомить сотрудников о предстоящих изменениях
- Получить согласие работников на переход к КЭДО
2. Техническая реализация
После подготовительных мероприятий нужно:
- Выбрать и внедрить систему КЭДО
- Оформить электронные подписи для сотрудников
- Обучить персонал работе с новой системой
- Настроить интеграцию с другими HR-системами
Важно!
Согласно ст. 22.2 ТК РФ, расходы на оформление электронных подписей полностью ложатся на работодателя. Это важный фактор при расчете бюджета перехода на КЭДО.
Как выбрать систему КЭДО: сравнительный анализ
1. Государственная платформа "Работа в России"
Бесплатное решение, интегрированное с порталом Госуслуг, но имеет ряд ограничений:
- Отсутствие гибких настроек под нужды компании
- Ограниченный функционал
- Длительный процесс авторизации
2. Коммерческие системы КЭДО
Популярные решения от российских разработчиков:
- Контур.Кадры: Интеграция с 1С, удобные шаблоны документов
- HR-Link: Гибкие workflow-маршруты, мобильное приложение
- Такском КЭДО: Поддержка всех типов ЭП, архив документов
- Jump.Finance: Бесплатный тестовый период, простая интеграция
"Выбор системы КЭДО должен основываться на размере компании, специфике бизнеса и бюджете. Для малого бизнеса подойдут облачные решения с помесячной оплатой, крупным предприятиям стоит рассмотреть коробочные продукты с глубокой интеграцией", - советует IT-директор консалтинговой компании.
-
Главный совет: Перед выбором системы обязательно протестируйте демо-версии и оцените удобство интерфейса как для HR-специалистов, так и для рядовых сотрудников.