Время чтения статьи: 4 мин.

10478

В эпоху цифровой трансформации перед компаниями встает важный вопрос: как организовать кадровый документооборот - сохранить традиционные бумажные процессы или перейти на современные электронные решения? Разберемся, что представляет собой КЭДО, какие преимущества он дает и как правильно осуществить переход.

Суть КЭДО: цифровая революция в кадровом делопроизводстве

1. Что такое кадровый электронный документооборот?

КЭДО - это полный цикл работы с кадровыми документами в цифровом формате: от создания и подписания до хранения и архивирования, без использования бумажных носителей.

Ключевые характеристики КЭДО:

  • Юридическая значимость: Введен Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ
  • Добровольность: Переход на КЭДО пока остается правом, а не обязанностью работодателя
  • Технологичность: Использование электронных подписей и специализированных информационных систем
  • Эффективность: Сокращение временных и финансовых затрат на кадровое делопроизводство

"КЭДО - это не просто перевод документов в цифру, а принципиально новый подход к организации кадровых процессов, который меняет саму философию взаимодействия между работодателем и сотрудниками", - отмечает эксперт по цифровизации HR-процессов.

2. Какие документы можно перевести в электронный формат?

В электронный вид можно перевести большинство кадровых документов, за исключением четырех обязательных к бумажному оформлению:

Документы, доступные для КЭДО:

  • Трудовые договоры и дополнительные соглашения
  • Приказы (о приеме, отпусках, командировках)
  • Должностные инструкции
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Табели учета рабочего времени
  • Расчетные листки

Исключения (только бумажный формат):

  • Трудовые книжки и сведения СТД-Р
  • Акты о несчастных случаях
  • Приказы об увольнении
  • Журналы инструктажей по охране труда

Почему переход на КЭДО - это выгодно?

1. Основные преимущества для бизнеса

Внедрение КЭДО дает компаниям целый ряд конкурентных преимуществ:

  • Экономия ресурсов: Сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов (до 30-40% по данным исследований)
  • Оптимизация процессов: Автоматизация рутинных операций повышает производительность HR-службы в 2-3 раза
  • Удобство работы с удаленными сотрудниками: Особенно актуально для компаний, где доля удаленки превышает 50%
  • Повышение точности: Минимизация человеческого фактора и ошибок в документах
  • Улучшение HR-бренда: Создает образ современной технологичной компании

2. Преимущества для сотрудников

КЭДО делает жизнь сотрудников проще и удобнее:

  • Мгновенный доступ к документам в любое время
  • Возможность оперативно подписывать документы из любой точки мира
  • Исключение потерь и порчи важных бумаг
  • Прозрачность всех кадровых процессов

Как перейти на КЭДО: пошаговая инструкция

1. Подготовительный этап

Прежде чем внедрять КЭДО, необходимо выполнить несколько обязательных шагов:

  • Принять локальный нормативный акт о введении электронного документооборота
  • Утвердить порядок работы с электронными документами
  • Уведомить сотрудников о предстоящих изменениях
  • Получить согласие работников на переход к КЭДО

2. Техническая реализация

После подготовительных мероприятий нужно:

  • Выбрать и внедрить систему КЭДО
  • Оформить электронные подписи для сотрудников
  • Обучить персонал работе с новой системой
  • Настроить интеграцию с другими HR-системами

Важно!

Согласно ст. 22.2 ТК РФ, расходы на оформление электронных подписей полностью ложатся на работодателя. Это важный фактор при расчете бюджета перехода на КЭДО.

Как выбрать систему КЭДО: сравнительный анализ

1. Государственная платформа "Работа в России"

Бесплатное решение, интегрированное с порталом Госуслуг, но имеет ряд ограничений:

  • Отсутствие гибких настроек под нужды компании
  • Ограниченный функционал
  • Длительный процесс авторизации

2. Коммерческие системы КЭДО

Популярные решения от российских разработчиков:

  • Контур.Кадры: Интеграция с 1С, удобные шаблоны документов
  • HR-Link: Гибкие workflow-маршруты, мобильное приложение
  • Такском КЭДО: Поддержка всех типов ЭП, архив документов
  • Jump.Finance: Бесплатный тестовый период, простая интеграция

"Выбор системы КЭДО должен основываться на размере компании, специфике бизнеса и бюджете. Для малого бизнеса подойдут облачные решения с помесячной оплатой, крупным предприятиям стоит рассмотреть коробочные продукты с глубокой интеграцией", - советует IT-директор консалтинговой компании.

  • Главный совет: Перед выбором системы обязательно протестируйте демо-версии и оцените удобство интерфейса как для HR-специалистов, так и для рядовых сотрудников.

Станьте автором журнала!
Лучший PR – выступить в роли эксперта.
Мы не публикуем новости и пресс-релизы.