Вместо 75 — 1000 дел: как оптимизировать работу отдела кадров с помощью КЭДО

В эпоху цифровой трансформации перед компаниями встает важный вопрос: как организовать кадровый документооборот - сохранить традиционные бумажные процессы или перейти на современные электронные решения? Разберемся, что представляет собой КЭДО, какие преимущества он дает и как правильно осуществить переход.

Суть КЭДО: цифровая революция в кадровом делопроизводстве

1. Что такое кадровый электронный документооборот?

КЭДО - это полный цикл работы с кадровыми документами в цифровом формате: от создания и подписания до хранения и архивирования, без использования бумажных носителей.

Ключевые характеристики КЭДО:

• Юридическая значимость: Введен Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ
• Добровольность: Переход на КЭДО пока остается правом, а не обязанностью работодателя
• Технологичность: Использование электронных подписей и специализированных информационных систем
• Эффективность: Сокращение временных и финансовых затрат на кадровое делопроизводство

"КЭДО - это не просто перевод документов в цифру, а принципиально новый подход к организации кадровых процессов, который меняет саму философию взаимодействия между работодателем и сотрудниками", - отмечает эксперт по цифровизации HR-процессов.

2. Какие документы можно перевести в электронный формат?

В электронный вид можно перевести большинство кадровых документов, за исключением четырех обязательных к бумажному оформлению:

Документы, доступные для КЭДО:

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения
• Приказы (о приеме, отпусках, командировках)
• Должностные инструкции
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Табели учета рабочего времени
• Расчетные листки

Исключения (только бумажный формат):

• Трудовые книжки и сведения СТД-Р
• Акты о несчастных случаях
• Приказы об увольнении
• Журналы инструктажей по охране труда

Почему переход на КЭДО - это выгодно?

1. Основные преимущества для бизнеса

Внедрение КЭДО дает компаниям целый ряд конкурентных преимуществ:

• Экономия ресурсов: Сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов (до 30-40% по данным исследований)
• Оптимизация процессов: Автоматизация рутинных операций повышает производительность HR-службы в 2-3 раза
• Удобство работы с удаленными сотрудниками: Особенно актуально для компаний, где доля удаленки превышает 50%
• Повышение точности: Минимизация человеческого фактора и ошибок в документах
• Улучшение HR-бренда: Создает образ современной технологичной компании

2. Преимущества для сотрудников

КЭДО делает жизнь сотрудников проще и удобнее:

• Мгновенный доступ к документам в любое время
• Возможность оперативно подписывать документы из любой точки мира
• Исключение потерь и порчи важных бумаг
• Прозрачность всех кадровых процессов

Как перейти на КЭДО: пошаговая инструкция

1. Подготовительный этап

Прежде чем внедрять КЭДО, необходимо выполнить несколько обязательных шагов:

• Принять локальный нормативный акт о введении электронного документооборота
• Утвердить порядок работы с электронными документами
• Уведомить сотрудников о предстоящих изменениях
• Получить согласие работников на переход к КЭДО

2. Техническая реализация

После подготовительных мероприятий нужно:

• Выбрать и внедрить систему КЭДО
• Оформить электронные подписи для сотрудников
• Обучить персонал работе с новой системой
• Настроить интеграцию с другими HR-системами

Как выбрать систему КЭДО: сравнительный анализ

1. Государственная платформа "Работа в России"

Бесплатное решение, интегрированное с порталом Госуслуг, но имеет ряд ограничений:

• Отсутствие гибких настроек под нужды компании
• Ограниченный функционал
• Длительный процесс авторизации

2. Коммерческие системы КЭДО

Популярные решения от российских разработчиков:

• Контур.Кадры: Интеграция с 1С, удобные шаблоны документов
• HR-Link: Гибкие workflow-маршруты, мобильное приложение
• Такском КЭДО: Поддержка всех типов ЭП, архив документов
• Jump.Finance: Бесплатный тестовый период, простая интеграция

"Выбор системы КЭДО должен основываться на размере компании, специфике бизнеса и бюджете. Для малого бизнеса подойдут облачные решения с помесячной оплатой, крупным предприятиям стоит рассмотреть коробочные продукты с глубокой интеграцией", - советует IT-директор консалтинговой компании.

Главный совет: Перед выбором системы обязательно протестируйте демо-версии и оцените удобство интерфейса как для HR-специалистов, так и для рядовых сотрудников.