Как повысить эффективность команды через digital-инструменты

Автор: HR-директор платформы корпоративных коммуникаций и мобильности eXpress Лидия Позднякова.

Согласно исследованию TalentTech, задача повышения эффективности работы сотрудников является одним из HR-приоритетов в российских компаниях. Она находится на втором месте по популярности, в этом направлении планировали работать две трети опрошенных работодателей (66%) в 2023 году. А в сегменте малого бизнеса эта задача вышла на первый план. Поэтому и выполнить эту задачу нужно максимально эффективно: быстро и не тратя на это больше ресурсов чем необходимо. Помогут в этом современные инструменты автоматизации, которые можно применять на каждом этапе жизненного цикла сотрудника в компании.

Какие современные digital-инструменты облегчают HR задачи адаптации

Путь любого сотрудника в компании начинается с процесса адаптации. И коммуникационные платформы, или супераппы, уже на этом этапе способны автоматизировать и улучшать HR-процессы

Например, онбординг-бот непосредственно в смартфоне новичка предоставит доступ к основным контактам, организационной структуре, бизнес-системам и другой информации о компании. В него можно интегрировать индивидуальный план задач на период испытательного срока с контактами ответственных коллег и всеми необходимыми инструкциями. Такой бот будет напоминать новичку и его руководителю о промежуточных чекапах, важных встречах, запрашивать обратную связь. А для HR-менеджера онбординг-бот — это инструмент аналитики: он соберет фидбек на каждом этапе онбодинга, выгрузит сводные данные по среднему циклу адаптации сотрудника, поможет сформулировать итоги ИС. Если этот этап грамотно автоматизировать, то новичок быстрее начнет приносить команде пользу и сможет выстроить долгосрочные отношения с компанией. 

Как можно автоматизировать обучение сотрудников и дальнейшее карьерное развитие 

Но онбординг-бот — это еще не всё. Корпоративные платформы можно использовать для задач обучения. Сотрудники могут пройти онлайн-курс в корпоративном приложении на своем смартфоне, там же пройти тест — и сразу увидеть результаты. Эти же результаты в режиме реального времени могут увидеть и их руководители, зафиксировать прогресс и дать обратную связь. Таким образом, процесс повышения квалификации становится более прозрачным и значительно экономит время всех участников.

Каждому сотруднику важно понимать свои перспективы в компании, профессиональные горизонты и карьерные возможности. Максимум информации может дать приложение карьерного пути, встроенное в корпоративную платформу. В нем могут быть оцифрованы треки переходов между отделами, технологиями и проектами, необходимые знания и навыки, сервисы аттестации и performance review и “истории успеха” коллег.

Например, в “Супернике” — корпоративном супераппе для сотрудников компании “Норникель” — собраны все инструменты для оперативного управления командой, ее эффективностью, вниманием и вовлеченностью. С помощью смартфона в удобное время можно управлять циклом развития талантов своей команды, получать оперативный доступ к данным сотрудников, ставить КПЭ, оценивать результативность. В “Норникеле” работают более 81,5 тыс. сотрудников в 22 городах РФ. Около 75% из них в силу специфики работы не имеют ПК на рабочем месте. Поэтому компании была необходима единая корпоративная среда для двусторонней коммуникации и доступа всех сотрудников к цифровым сервисам и новостям. Помимо обучения в “Супернике” представлены более 40 других сервисов, включая личный кабинет сотрудника, медицинскую информационную систему и систему онлайн-бронирования, аудио и видеозвонки, обмен файлами и данными.

Кадровые вопросы в смартфоне сотрудника — реальная производственная необходимость 

Какие вопросы точно первыми требуют автоматизации с помощью мобильных платформ? Конечно, кадровое делопроизводство. И современные инструменты предоставляют такие возможности.  В супераппе Atom Space, например, сотрудники ”Росатома” могут оформить отпуск, командировку, больничный лист, заказать справку. Чат-бот также помогает поставить встречи, заказать пропуск, забронировать переговорную комнату. На платформе Atom Space доступны классические функции корпоративного мессенджера: чаты и каналы для общения, треды, звонки, аудио и видеоконференции, трансляции. 

Кроме того, на мобильную платформу сегодня полностью перенесен и корпоративный портал компании. Тем самым сформировано единое инфополе для сотрудников с бесшовным доступом к новостям и важным объявлениям 24/7. 

Digital-инструменты для повышения личной и командной эффективности

Повысить личную эффективность сотруднику помогают мобильные таск-менеджеры. Например, To Do-бот поможет систематизировать списки задач и дел, группировать их, приоритизировать и сортировать. А Jira-бот доставит уведомления из системы Jira по новым задачам или изменениям в существующих, через него сотрудник может с личного смартфона поставить себе задачу с заполнением всех основных полей карточки задачи в Jira, а также залогировать время.

Командное взаимодействие может существенно улучшить Invite-бот, который автоматически добавляет сотрудника в рабочие чаты отдела / проекта: маркетолог «попадет» в чаты отдела маркетинга, а Android-разработчик – в чаты Android-команды. Администрирует инвайт-бота руководитель направления или тимлид.

Все ли так просто с корпоративными платформами?

Опыт многих компаний, внедривших у себя корпоративный суперапп, показывает, что на начальных этапах не избежать сложностей. Самая распространенная из них заключается в том, что у сотрудников (как обычных пользователей, так и администраторов в организациях) может возникнуть психологический барьер при переходе на незнакомый рабочий инструмент. Эту ситуацию может поправить привычный интерфейс, схожий с популярными мессенджерами, которыми мы пользуемся каждый день. Более того, корпоративная платформа – достаточно гибкая система, разработчикам платформ очень важен деятельный отклик от пользователей, а клиентская поддержка у современный коммуникационных инструментов работает 24/7. 

Как обезопасить бизнес от утечек по вине сотрудников

Что касается защиты корпоративной информации от неблагонадежности сотрудников, то имеет смысл создать условия, при которых усомниться в их порядочности просто не возникнет повода. Например, если руководителя компании мучает вопрос, заберет или не заберет его подчиненный защищаемые данные, не обязательно испытывать его на порядочность. Достаточно внедрить корпоративную систему, позволяющую не допускать рисков, при которых он может забрать критически важные для бизнеса данные. Это обеспечивает технология криптоконтейнера: в памяти мобильного устройства данные хранятся в зашифрованном виде и корпоративное приложение обрабатывает их только внутри защищенного контейнера. Таким образом, даже если мобильное устройство утеряно или украдено, злоумышленник не сможет расшифровать данные, а в случае ухода специалиста из компании в современных корпоративных инструментах реализовано дистанционное удаление всех данных с его смартфона или компьютера.

Кроме того, полезно проводить киберучения – инсценировку негативных ситуаций и отработку реакции персонала на инциденты. Нужно трезво оценивать поведение персонала совместно с выполнением требований по ИБ или внедрением современных систем защиты информации. После провести разбор ситуации – но не с целью наказать, а чтобы помочь разобраться и улучшить процессы

Вывод

Повышение эффективности сотрудников за счет продвинутого мобильного рабочего места уже подтверждено опытом многих крупнейших компаний России, таких как “РЖД”, “Росатом” и Норникель, которые внедрили и работают с корпоративными супераппами. Любые рабочие процессы, сервисы и системы, чаты с коллегами и большие внутренние конференции  – на расстоянии одного клика. Привычный внешний вид корпоративных платформ, а также возможности персональной настройки и информационной защиты делают ежедневную работу в онлайне удобной для сотрудников и безопасной для компаний.