Время чтения статьи: 4909.6 мин.
78
Вы когда-нибудь ловили себя на мысли, что ваши сотрудники работают с разной интенсивностью: одни горят на работе, перерабатывая, а другие, то ли быстрее справляются с задачами, то ли умело имитируют бурную деятельность?
Ответ на этот вопрос не найти в интуиции руководителя. Чтобы отличить реальную производительность от видимости нужен измеримый стандарт трудозатрат, которого у большинства компаний просто нет.
Чем оборачивается дисбаланс в распределении задач
Когда одни специалисты простаивают в ожидании, а другие разрываются между несколькими проектами, эффективность команды падает. Это неизбежно отражается на устойчивости бизнеса:
1. Страдает качество. Перегрузка снижает когнитивные способности, и сотрудники начинают ошибаться. Каждая такая ошибка — это время на исправление и деньги компании.
2. Удар по экономике. Авралы перед дедлайнами и простой создают «эффект маятника»: компания платит и за переработки (сверхурочные), и за простой (сотрудник есть, а полезной работы нет). В коллективе это порождает напряжение: те, кто перегружен, раздражаются на тех, у кого задач меньше.
3. Бизнес теряет клиентов. Сорванные сроки из-за нехватки людей — это не только штрафы по контрактам, но и потеря доверия клиентов и, как следствие, потеря будущих заказов.
Возникает замкнутый круг: без объективных данных о трудозатратах вы не можете распределить задачи равномерно. А без равномерного распределения вы получаете перегрузки, простои и сорванные сроки.
Разрывает этот круг экспертное нормирование, которое показывает объективные цифры по загрузке каждого сотрудника. Но чтобы оно действительно работало, недостаточно просто записать нормативы в таблицу.
Нормирование в Excel: пределы эффективности
Некоторые компании вносят нормативы по трудозатратам в Excel или регламент и считают задачу решенной. И в первое время это действительно помогает: руководители получают ориентиры, сотрудники начинают точнее оценивать сроки. Но по мере роста количества проектов такая схема ломается, не выдерживая нагрузки.
Чтобы понять, хватит ли ресурсов на еще один проект, руководитель вынужден собирать информацию из десятков таблиц. А если вдруг одна задача задержалась, то он не увидит, как это повлияет на остальные проекты.
Получается парадокс: компания уже знает, сколько времени должны занимать работы, но по-прежнему не может эффективно управлять загрузкой людей.
Потенциал нормирования раскрывается в PPM-системе
PPM-платформа превращает нормативы из справочника в рабочий механизм управления. Она автоматически рассчитывает трудоемкость задач, сверяет с загрузкой сотрудников и сигнализирует о рисках до старта проекта.
Если один сотрудник перегружен, а другой свободен, руководитель видит это сразу, а не после очередного сорванного дедлайна. А если проект смещается по срокам, система автоматически пересчитывает влияние изменений на весь портфель проектов.
Посмотрим, как это работает на примере одной из систем для управления проектами.