Работа HR менеджера в условиях удаленной работы и гибкого графика

Гибкий график и удаленная работа становятся популярными способами организации труда. Компании отмечают как преимущества для сотрудников, так и для компании. Так, 63% британских менеджеров отмечают прямую связь между гибкими условиями работы и ростом прибыли бизнеса. В Германии 38% сотрудников работают по гибкому графику часто и еще 32% - время от времени. Во время пандемии наименее всего пострадала IT-сфера, так как перевела своих сотрудников на удаленную работу. В данной статье мы разберем преимущества и вызовы такой работы для сотрудников и HR-менеджеров, а также процесс работы HR-менеджеров при таких условиях.

Преимущества гибкого графика и удаленной работы

1. Повышение удовлетворенности сотрудников: Гибкий график позволяет сотрудникам лучше балансировать между работой и личной жизнью. Возможность адаптировать рабочее время под личные нужды снижает уровень стресса и выгорания, что в свою очередь повышает общую удовлетворенность сотрудников.

2. Снижение затрат времени и денег: Удаленная работа исключает необходимость ежедневных поездок в офис, что экономит значительное количество времени и денег на транспорт. Это также снижает нагрузку на инфраструктуру городов и уменьшает выбросы углекислого газа.

3. Расширение географических границ найма: Компании, которые предлагают удаленную работу, привлекают таланты из любой точки мира. Это особенно важно для поиска специалистов с редкими или уникальными навыками, что значительно расширяет возможности найма.

4. Увеличение продуктивности: Harvard Business Review опубликовал большое исследование, в котором выяснили на примере сотрудников колл-центра компании Ctrip, что удаленная работа благоприятно сказывается на продуктивности. Так, люди, работавшие дома, обработали на 13,5% звонков больше, чем их коллеги, которые остались в офисе.

5. Снижение операционных затрат: Уменьшение количества сотрудников, работающих в офисе, позволяет компаниям сокращать расходы на аренду помещений, коммунальные услуги и офисные принадлежности. Это освобождает ресурсы для инвестиций в другие области бизнеса.

Вызовы гибкого графика и удаленной работы

1. Поддержание дисциплины: В удаленных условиях сотрудники сталкиваются с трудностями в организации своего рабочего времени. Личные дела, бытовые отвлекающие факторы и отсутствие контроля со стороны негативно сказываются на продуктивности. 

2. Сохранение командного духа и корпоративной культуры: Одним из главных вызовов является поддержание сплоченности команды и корпоративной культуры на расстоянии. Без регулярных личных взаимодействий сотрудники чувствуют себя изолированными, что приводит к снижению мотивации и лояльности.

3. Эффективная коммуникация: В удаленной работе важно наладить четкие и прозрачные коммуникационные каналы. Недостаток личных встреч и мгновенного взаимодействия затрудняют обмен информацией и замедлять принятие решений.

4. Управление производительностью: Оценка производительности сотрудников в удаленных условиях становится сложной задачей. Традиционные методы контроля и оценки эффективности оказываются неэффективными, что требует разработки новых подходов и метрик.

5. Балансировка между работой и личной жизнью: Удаленная работа приводит к размытии границ между рабочим и личным временем. Сотрудники испытывают трудности с отключением от работы, что негативно сказывается на их здоровье и благополучии.

Роль HR менеджеров в новых условиях

Мы разобрали преимущества гибкого графика и удаленной работы как для сотрудников, так и для компаний. Теперь пришло время понять, как в таких условиях работает HR менеджер, и как ему приходится справляться с новыми вызовами.

1. Обеспечение эффективной коммуникации и сотрудничества. При изменчивом присутствии или полном отсутствии части сотрудников, HR менеджер должен поддерживать контакт со всеми на расстоянии

2. Поддержка сотрудников в вопросах баланса работа-жизнь. HR менеджер должен уметь договариваться с сотрудниками при нехватке кадров в те или иные промежутки времени. Для этого требуется умение поддержать сотрудника в несвязанных с работой вопросах

3. Управление изменениями и адаптация корпоративной культуры. Несмотря на разное расписание или удаленность работы, необходимо сохранять сплоченность коллектива и стимулировать сотрудничество коллег друг с другом.

4. Процессы найма и адаптации новых сотрудников. Проведение онлайн-интервью и помощь в адаптации новых сотрудников к непривычному формату работы.

5. Обучение и развитие сотрудников. Организация собраний для проведения тренингов, а также контроль и оценка проделанной работы

6. Поддержка и вовлеченность сотрудников. Организация тимбилдинга и поддержка мотивации сотрудников в свободных для них условиях.

Инструменты и технологии для управления удаленными командами

Теперь необходимо разобраться с тем, как справляться с ролью HR менеджера в новых условиях. Для этого рассмотрим инструменты, которыми пользуются профессионалы

1. Платформы для видеоконференций:

• Zoom
• Microsoft Teams
• Google Meet

Эти платформы помогут проводить различные собрания, интервью и организовывать коворкинг между сотрудниками

2. Платформы, помогающие непосредственно в процессе работы:

• Slack: Платформа для мгновенного обмена сообщениями, которая позволяет создавать тематические каналы, обмениваться файлами и интегрироваться с другими инструментами.
• Trello: Визуальный инструмент для управления проектами, который использует доски и карточки для организации задач и проектов.
• Asana: Платформа для управления проектами и задачами с функциями отслеживания сроков, установления приоритетов и назначения ответственных лиц.

3. Программы для мониторинга производительности:

• Time Doctor: Инструмент для отслеживания рабочего времени, мониторинга продуктивности и анализа выполнения задач.
• Hubstaff: Платформа для отслеживания времени, управления проектами и мониторинга активности сотрудников.
• Toggl: Простое решение для трекинга времени, которое помогает анализировать продуктивность и распределение рабочего времени.

Эти программы нужны в первую очередь HR менеджеру для контроля и оценки качества проделанной работы.

Удачные кейсы

Описанные в статье методы уже используют ведущие компании мира. Рассмотрим, какие компании и в каких масштабах достигли успеха в организации гибкого и удаленного графика работы:

1. Microsoft

Microsoft поддерживает гибкий график и удаленную работу для сотрудников.

В 2021 году Microsoft объявила, что позволит сотрудникам работать из дома до 50% времени по их желанию. В условиях пандемии COVID-19 около 92% сотрудников Microsoft работали удаленно.

2. Google

По данным на 2021 год, Google планирует, что около 20% сотрудников будут работать удаленно на постоянной основе, а 60% будут работать в гибридном режиме.

Компания предоставляет возможность работать удаленно несколько дней в неделю по выбору сотрудников

3. Salesforce

Salesforce предлагает три основных варианта работы: полностью удаленная, гибридная (1-3 дня в офисе в неделю) и полностью офисная.

По данным компании, около 50% сотрудников предпочитают работать в гибридном режиме, а 30% — полностью удаленно.

4. Twitter

Twitter стал одной из первых компаний, объявивших о долгосрочной удаленной работе в 2020 году.

Twitter разрешил своим сотрудникам работать из дома "навсегда", если их работа не требует физического присутствия. По оценкам, более 80% сотрудников Twitter работают удаленно.

5. Spotify

Spotify ввела программу "Work from Anywhere", предоставляющую сотрудникам полную свободу выбора рабочего места.

По данным на 2021 год, Spotify предоставляет сотрудникам работать из любой точки мира. Примерно 90% сотрудников поучаствовали в этой программе, выбрав гибридный или полностью удаленный формат работы.

6. Dropbox

Dropbox, известная облачная платформа для хранения данных, перешла на полностью удаленную работу.

 В 2020 году Dropbox объявила, что становится "Virtual First" компанией, что означает, что все сотрудники будут работать удаленно на постоянной основе, а офисы будут переоборудованы в "Drop-in Studios" для встреч и совместной работы. 100% сотрудников работают удаленно.

7. Shopify

В 2020 году Shopify перешла на удаленную работу по умолчанию, заявив, что офисы будут "цифровыми по умолчанию". Примерно 90% сотрудников работают удаленно на постоянной основе.

8. Upwork

Как компания, предоставляющая услуги фрилансеров, Upwork поддерживает удаленную работу для сотрудников. 100% сотрудников Upwork работают удаленно.

Заключение

Гибкий график и удаленная работа - это тренд, с которым сложно, но важно уметь взаимодействовать. В статье разобраны преимущества такого вида организации труда для обеих сторон, роль HR менеджера и вызовы, с которыми приходится сталкиваться.

Современный HR менеджер должен уметь организовать рабочее пространство и поддерживать атмосферу виртуально и на расстоянии, если хочет быть востребованным