Считаем стаж быстро: опыт внедрения роботов в HR-процессы IT-компании

Роботизация рутинных бизнес-процессов (Robotic Process Automation или RPA) для современной компании – это скорее необходимость, чем просто следование моде. Вы получаете возможность автоматизировать процессы и сократить время и ресурсы на рутинные задачи, а значит освободить это самое время для решения каких-то стратегически важных вопросов. По некоторым оценкам, до 50% задач в бизнесе сегодня могут быть доверены роботам, и есть все основания полагать, что процент будет только расти. Особенно актуально применение RPA для растущего бизнеса, сфер торговли, доставки, услуг и, конечно, IT. То есть там, где найм происходит постоянно, а значит HR-отделу необходима помощь в выполнении текущих задач. Одна из таких – подсчет стажа сотрудника, чем до недавнего прошлого занимался исключительно человек: бухгалтер, делопроизводитель или сотрудник HR-службы. И только на эту задачу тратил немало ресурсов. Теперь это можно поручить системе. Рассказываем, как мы это сделали. 

Подсчет стажа: особенности процесса

Стаж – универсальная трудовая единица, которая применяется для расчета различных выплат сотруднику. Сегодня согласно трудовому законодательству выделяют пять разновидностей стажа: страховой, общий трудовой, непрерывный, специальный трудовой, стаж работы по специальности.  Одни необходимы для расчета пенсии и больничных, другие – для назначения выплат, льгот и социальных пособий. Признаться, какие-то на практике уже почти не используются.В настоящее время HR-специалисту чаще приходится рассчитывать именно страховой стаж, при котором важно учесть периоды внесения страховых взносов работодателем. Весь процесс выстраивается по формуле и, кажется, должен протекать легко и быстро. Тем не менее, HR-специалисту в среднем требуется 3-4 часа на подсчет стажа только одного сотрудника, а это же половина рабочего дня только на закрытие одного текущего вопроса! 

Именно поэтому у нас и возникла необходимость автоматизировать процесс расчетов при помощи подключения RPA-платформы. Это должно было свести к минимуму вмешательство человека в процесс, а значит сократить вероятные ошибки и “просчеты”. Но одним из более очевидных и весомых преимуществ подключения роботов в этом случае справедливо считать именно разгрузку HR-отдела. 

Подключение RPA-платформы и оптимизация рабочих процессов 

Сегодня подключить роботов к бизнес-процессам очень просто: импортозамещение в этой сфере успешно развивается, предоставляя компаниям больше возможностей для автоматизации. Современные российские решения не требуют больших инвестиций, что позволяет экономить ресурсы. 

Для реализации робота был выбран российский продукт Sherpa RPA. Функционал данного решения охватывает все обозначенные задачи, а сам сервис требует минимальных усилий для внедрения.

Среди аналогичных платформ Sherpa RPA показала себя оптимальным соотношением стоимости и функционала. Инструкции по администрированию помогают быстро понять принцип работы и начать первые действия в программе уже в ближайшее время после первого запуска.

Так, RPA-платформа имитирует действия пользователя и создает сценарии с использованием разных языков программирования. Вы можете выбрать, когда запускать робота: по расписанию или постоянно. 

Sherpa RPA имеет множество готовых модулей имитации действий пользователя и функций, которые чаще всего используются в повседневной жизни сотрудниками IT-компаний и особенно подходят для реализации поставленной задачи.

Результаты

Внедрение RPA дало быстрые результаты: теперь кадровый специалист вместо ручного подсчета стажа использует файл формата .xml, сформированным сотрудником на портале Госуслуг, а на выходе получает подробный файл формата .xlsx, в котором упорядочены места работ и произведены точные вычисления стажа на текущий момент времени. Это сократило время выполнения задач с нескольких часов до секунд. Бизнес оказывается в выгоде благодаря разгрузке специалистов и возможности перераспределения их на другие задачи. А при росте компании не потребуется расширять штат только для решения HR-задач.