Справочник сотрудника

Есть разные названия одного и того же документа:

• Справочник сотрудника
• Книга для новых сотрудников
• «Вот как здесь всё устроено»
• Лучшее в мире руководство для персонала
• Welcome book

Задачи справочника

Помочь новичку быстрее и легче адаптироваться в компании, не отвлекая коллег от выполнения рабочих обязанностей. Для старожил, справочник тоже пригодится для ориентации в корпоративных политиках и процедурах.

Этот документ также усиливает HR‑бренд.

Справочник содержит сводную информацию о компании с кратким обзором правил и стандартов её работы. Его основная цель — мотивировать работников и вовлечь их в развитие компании.

Как создать справочник

Справочники разрабатываются силами самой компании или сторонними организациями, специализирующимися на подобных разработках.

Для того, чтобы создать справочник сотрудника необходимо подключить весь топ-менеджмент компании. Как минимум для проверки на уровне «ничего ли не забыли». Минимальный состав команды: ответственный за кадровое делопроизводство, ответственный за обучение и развитие персонала, ответственный за организацию работы в офисе или на удалёнке. В идеале проверить итоговый документ должны юристы.

Пошаговое руководство для создания справочника

1. Найдите в интернете шаблоны справочников (их много, выберете те, что показались вам интересными и походящими для вашей компании)
2. Определите и структурируйте содержание справочника.
3. Составьте перечень основных сведений о компании (история, миссия, ценности, продукция/услуги и т. д.)
4. Проанализируйте все действующие корпоративные политики и процедуры и распределите их в порядке приоритетности.
5. Попросите работников поделиться своим опытом, достижениями, впечатлениями от работы в компании и включить самые их них в справочник.
6. Пишите чётко и понятно. Не используйте предложений более чем из 20 слов, избегайте юридические и технические термины. Придерживайтесь позитива.
7. Дайте прочитать справочник лояльным сотрудникам, возьмите обратную связь.
8. Проверьте справочник на соответствие трудовому законодательству.
9. Предложите работникам участвовать в обновлении документа. Для этого оставьте контакты, куда писать отзывы и предложения.

В среднем разработка справочника занимает от одного до трёх месяцев, срок зависит от масштаба компании и объёма материалов.

Не перегружайте справочник излишней информацией. Не дублируйте в нём все действующие локальные нормативные акты. Кратко расскажите о них и сошлитесь на полные версии. Не включайте в справочник информацию, которая устаревает слишком быстро. Не размещайте в справочнике конфиденциальные сведения.

Содержание справочника:

• 1. Общие сведения о компании
• Приветствие
• История, миссия и главные ценности
• Стратегические цели и перспективы развития
• Основные продукты и услуги
• Конкурентные преимущества
• Главные персоналии
• Организационная структура
• 2. Внутренний распорядок
• Режим труда и отдыха
• Организация рабочего места (мебель, канцелярские товары, оргтехника, телефонное оборудование и др.)
• Система документооборота
• Порядок действий при технических проблемах
• 3. Правила поведения сотрудников
• Взаимоотношения с деловыми партнёрами и клиентами
• Взаимоотношения внутри коллектива
• Корпоративный дресс‑код
• Меры дисциплинарного воздействия
• 4. Правила и меры безопасности
• Пропускной режим
• Парковка автотранспорта
• Правила пользования служебными машинами
• Политика конфиденциальности
• Технологические политики (использование внутрикорпоративной сети, электронной почты, интернета, социальных сетей, др.)
• Обеспечение безопасности работников (правила и действия в чрезвычайных обстоятельствах)
• 5. Кадровая политика
• Оформление на работу
• Испытательный срок
• Оплата труда
• Система дополнительных социальных льгот и компенсаций
• Система поощрения
• Сверхурочная работа
• Временная нетрудоспособность
• Порядок предоставления отпусков
• Оформление командировок
• Карьерный рост
• Аттестация и система оценки
• Система обучения и развития
• Изменение анкетных данных (Ф. И. О., семейного положения сотрудника, др.)
• Порядок выдачи справок и копий документов, связанных с работой
• Процедура увольнения
• К кому обращаться с вопросами, ответов на которые нет в справочнике

Какие бывают справочники

• Руководство по ориентации для новых работников - история, миссия компании и профессиональная этика. Чаще всего руководство по ориентации является частью общего справочника сотрудника.
• Общий справочник сотрудника (для всего персонала) - общие сведения о компании, основные гарантии (равные возможности найма, политика против притеснений на рабочем месте, антидискриминационная политика, политика в отношении лиц с ограниченными возможностями), категории занятости, компенсации и льготы, отсутствие на работе и рабочем месте.
• Справочник для менеджеров высшего звена - инструмент для принятия стратегических решений.
• Справочник для менеджеров среднего звена - политику компании в отношении персонала и обеспечения роста производительности.
• Руководство по пенсионному планированию - право на пенсию, сроки выхода на пенсию, методики расчёта пенсий, процедуру выплаты пенсий, прогноз социальной пенсии, правовые вопросы при выходе на пенсию, инвестиционные возможности для пенсионеров, здоровый образ жизни на пенсии, составление завещания.

Юридическая основа

США, справочник сотрудника изначально был юридическим документом (в нём размещались все действующие политики компании). Так работодатели защищались от возможных исков и штрафов. Позднее справочник начали использовать для популяризации корпоративной культуры среди работников, а также для привлечения новых.

В России наличие справочника не регламентируется.

Справочники для вдохновения

1. Самый короткий справочник сотрудника в компании Nordstrom – одна карточка (миф)

Одна карточка (миф):

«Добро пожаловать в Nordstrom Мы рады, что вы с нашей компанией. Наша цель номер один-обеспечить превосходное обслуживание клиентов. Установите как свои личные, так и профессиональные цели. Мы очень уверены в вашей способности их достичь. Правила Nordstrom: Правило №1: используйте лучшее суждение во всех ситуациях. Дополнительных правил не будет.

Пожалуйста, не стесняйтесь задавать менеджеру отдела, менеджеру магазина или генеральному директору подразделения любой вопрос в любое время.»

Реальное руководство по политике Nordstrom содержит 7344 слова. Их "справочник" - это просто карта, это не настоящий справочник. Настоящий справочник - это подмножество политик, которое дает понять, что эта карта не является конечной информацией, существуют и другие рекомендации и документы, к которым привязаны сотрудники Nordstrom. Так и должно быть. Юридический отдел никогда не допустит этого иначе.

И это работает! В 1975 году мужчина купил зимние шины в шиномонтажной мастерской, но спустя несколько недель обнаружил дефект и решил их вернуть. Когда он подъехал к предполагаемой мастерской, обнаружил, что она закрыта, а на ее месте стоит магазин Nordstrom. Компания продавала обувь, модную одежду и товары для дома. Тем не менее мужчина не растерялся и объяснил ситуацию продавцу, а тот — принял его шины и вернул деньги.

2. Самый весёлый справочник в компании Zingerman's

Компания Zingerman's включает в себя продуктовый магазин, пекарню, тренинговую компанию, кейтеринговую компанию, интернет‑магазин, сырный магазин, ресторан настоящей американской еды, компании по производству кофе и кондитерских изделий, и ферму.

Справочник сотрудника в Zingerman's — это комикс.

3. Образцовое название справочника сотрудника – компания Disney

Назывался он The Ropes at Disney's («Узелки на память от Диснея»)

4. Культурный справочник в компании Zappos

Справочник носит название «Книга культуры» (Culture book).

В его создании участвуют все сотрудники — вне зависимости от должности и стажа. Раз в год каждый из них получает на e‑mail сообщение с просьбой написать несколько абзацев о своём отношении к культуре, миссии и ключевым ценностям компании. Присланные ответы никогда не редактируются, исправляются только опечатки.

5. Самый интригующий справочник в компании Valve Corporation

Компания разработала игровые хиты Half‑Life, Portal, Counter Strike, DOTA, а также развлекательную онлайн‑платформу Steam.

Наиболее впечатляющие выводы из правил:

• В Valve нет управленческой элиты, она является компанией с плоской структурой управления, единственный босс в Valve — это клиент.
• Сотрудники Valve объединяются в проекты, исходя из своих собственных интересов, а не по указанию свыше.
• Для удобства и продуктивности совместной работы все рабочие столы в Valve оснащены колёсиками.
• Ошибки сотрудников в Valve — это возможность поучиться, а не основание для взысканий.
• Ежегодно каждый в Valve получает развёрнутый отзыв о своей работе, который составляется из отзывов других сотрудников.

Карьерный рост сотрудников в Valve — это не вертикальное должностное продвижение, а развитие компетенций и получение новых.

6. Самый креативный справочник в компании Nearsoft

• Приветствуют новых сотрудников: «Добро пожаловать в сказку! Мы хотим, чтобы время с нами стало самым удивительным для вас»
• «У нас нет боссов»
• Мы не контролируем ваше время, но, пожалуйста, никогда и никого не заставляйте ждать вас. Пунктуальность очень важна.
• Прибирайтесь за собой после еды. Вашей мамы рядом нет. Вы сами должны заботиться о своём рабочем месте.
• Если вам нужны книги, но вы не нашли их в библиотеке, то сообщите нам об этом. Наш бюджет на книги кажется бесконечным.
• Одевайтесь так, как вам удобно, как вам нравится.
• Будьте самим собой.
• Если почему-то вам пришлось остаться дома или работать из другого места, это прекрасно. Но, пожалуйста, оставайтесь на связи, пока не закончила трудиться ваша команда.
• Парковка — нужна всем. Вы можете оставить свою машину около офиса, но, пожалуйста, уважайте других людей и никогда никого не блокируйте.