Регламент внутренних проверок кадровой документации

Зачастую в компании требуется формализация процессов. Как формализовать проведение внутренней проверки кадровой документации и для чего это нужно?

Задачи могут быть следующими

• Анализ работы сотрудников отдела персонала в условиях проверки кадрового делопроизводства;
• Аудит деятельности отдела персонала;
• Оценочные мероприятия
• Автоматизация бизнес-процессов.
• Подготовка к сертификации.
• Подготовка к инспекционным мероприятиям и др

Наличие предлагаемого регламента актуально, в основном, для крупных компаний, где подобные мероприятия проводятся на регулярной основе.

Регламент внутренних проверок кадровой документации.

1. Общие положения

1.1. Регламент определяет инструменты координации внутренних проверок кадровой документации и ее соответствия действующим законам и нормативной базе.

1.2.Используемая терминология:
Внутренняя проверка кадровой документации (КД) – всесторонний анализ документов кадрового состава, регламентов, приказов и иной документации, и оценка её соответствия законодательству (конституции РФ, гражданскому, трудовому кодексам и иным законодательным документам)

1.3. Задачи проведения внутренней проверка кадровой документации:

• контроль соответствия кадровых документов действующему законодательству;
• проверка наличия технических недостатков кадровых документов;
• формулирование рекомендаций их устранения;
• создание единого подхода к ведению документации;
• предоставление помощи сотрудникам отдела персонала в форме консультаций.

1.4. Этапы внутренней проверки кадровой документации:

•  регламентов, положений, ЛНА;
• должностных инструкций;
• личных дел;
• трудовых книжек;
• всех видов приказов;
• документации, касающейся проведения аттестаций и квалификационных экзаменов.

1.5. Виды внутренних проверок кадровой документации. Проверки могут быть:

• Плановыми.
• Внеплановыми, т.е. инициированным одним из собственников, генеральным директором или его заместителями, а также руководителями подразделений.
• Комплексными – проверка осуществляется в полном объеме.
• Предметными – проверка осуществляется по одному из направлений работы с кадровой документацией.
• Сплошными – проверяется кадровая документация в отношении всего персонала.
• Выборочными – проверяется кадровая документация в отношении отдельных сотрудников.

2. Порядок реализации внутренней проверки кадровой документации

2.1. Отдел персонала до 1 декабря готовит представление генеральному директору плана проведения проверок КД на следующий год, а также обоснование расходов на проводимое мероприятие.

2.2. План утверждается генеральным директором.

2.3.На основании плана издается приказ о проведении внутренней проверки, создается комиссия, назначается председатель.

2.4.В состав комиссии могут войти сотрудники отдела персонала, бухгалтерии, иных подразделений, и сторонние специалисты.

2.5.Председатель отвечает за:

• Подготовку, планирование и координацию внутренней проверки кадровой документации.
• Контроль реализации плана внутренней проверки КД.
• За подбор и компетентность стороннего консультанта.
• За комплексность анализа кадровой документации.

2.6.Члены комиссии:

• Выполняют задания председателя комиссии;
• Анализируют и оценивают предоставленную кадровую документацию;
• В сроки, определенные председателем комиссии, предоставляют результаты своей работы в печатном и электронном виде.

3. Документирование итогов внутренней проверки кадровой документации

3.1. В течении 5-ти рабочих дней после окончания внутренней проверки кадровой документации, председатель комиссии формирует отчет о результатах внутренней проверки КД с рекомендациями по работе с выявленными недостатками и их устранению.

3.2.В отчете должна содержаться следующая информация:

• Формализованная часть (дата, вид проверки, кто был инициатором).
• Группы проверенной документации.
• Перечень выявленных в ходе проверки нарушений.
• Рекомендации по устранению нарушений.

3.3.По результатам внутренней проверки кадровой документации проводится совещание высшего руководства, с привлечением заинтересованных руководителей подразделений, председателя комиссии и членов комиссии.

3.4.Руководитель отдела персонала формирует план устранения выявленных нарушений.

3.5.При несогласии с выявленными нарушениями, руководитель отдела персонала готовит аргументированное своих возражений. оценку которых, можно поручить внешнему аудитору или узкопрофессиональному юристу.

3.6. По возможности, устранение нарушений осуществляется либо в ходе самой внутренней проверки кадровой документации, либо в течение 3-х месяцев после получение документированных результатов.