Зачастую в компании требуется формализация процессов. Как формализовать проведение внутренней проверки кадровой документации и для чего это нужно?
Задачи могут быть следующими
-
Анализ работы сотрудников отдела персонала в условиях проверки кадрового делопроизводства;
-
Аудит деятельности отдела персонала;
-
Оценочные мероприятия
-
Автоматизация бизнес-процессов.
-
Подготовка к сертификации.
-
Подготовка к инспекционным мероприятиям и др
Наличие предлагаемого регламента актуально, в основном, для крупных компаний, где подобные мероприятия проводятся на регулярной основе.
Регламент внутренних проверок кадровой документации.
1. Общие положения
1.1. Регламент определяет инструменты координации внутренних проверок кадровой документации и ее соответствия действующим законам и нормативной базе.
1.2.Используемая терминология:
Внутренняя проверка кадровой документации (КД) – всесторонний анализ документов кадрового состава, регламентов, приказов и иной документации, и оценка её соответствия законодательству (конституции РФ, гражданскому, трудовому кодексам и иным законодательным документам)
1.3. Задачи проведения внутренней проверка кадровой документации:
-
контроль соответствия кадровых документов действующему законодательству;
-
проверка наличия технических недостатков кадровых документов;
-
формулирование рекомендаций их устранения;
-
создание единого подхода к ведению документации;
-
предоставление помощи сотрудникам отдела персонала в форме консультаций.
1.4. Этапы внутренней проверки кадровой документации:
- регламентов, положений, ЛНА;
-
должностных инструкций;
-
личных дел;
-
трудовых книжек;
-
всех видов приказов;
-
документации, касающейся проведения аттестаций и квалификационных экзаменов.
1.5. Виды внутренних проверок кадровой документации. Проверки могут быть:
-
Плановыми.
-
Внеплановыми, т.е. инициированным одним из собственников, генеральным директором или его заместителями, а также руководителями подразделений.
-
Комплексными – проверка осуществляется в полном объеме.
-
Предметными – проверка осуществляется по одному из направлений работы с кадровой документацией.
-
Сплошными – проверяется кадровая документация в отношении всего персонала.
-
Выборочными – проверяется кадровая документация в отношении отдельных сотрудников.
2. Порядок реализации внутренней проверки кадровой документации
2.1. Отдел персонала до 1 декабря готовит представление генеральному директору плана проведения проверок КД на следующий год, а также обоснование расходов на проводимое мероприятие.
2.2. План утверждается генеральным директором.
2.3.На основании плана издается приказ о проведении внутренней проверки, создается комиссия, назначается председатель.
2.4.В состав комиссии могут войти сотрудники отдела персонала, бухгалтерии, иных подразделений, и сторонние специалисты.
2.5.Председатель отвечает за:
-
Подготовку, планирование и координацию внутренней проверки кадровой документации.
-
Контроль реализации плана внутренней проверки КД.
-
За подбор и компетентность стороннего консультанта.
-
За комплексность анализа кадровой документации.
2.6.Члены комиссии:
-
Выполняют задания председателя комиссии;
-
Анализируют и оценивают предоставленную кадровую документацию;
-
В сроки, определенные председателем комиссии, предоставляют результаты своей работы в печатном и электронном виде.
3. Документирование итогов внутренней проверки кадровой документации
3.1. В течении 5-ти рабочих дней после окончания внутренней проверки кадровой документации, председатель комиссии формирует отчет о результатах внутренней проверки КД с рекомендациями по работе с выявленными недостатками и их устранению.
3.2.В отчете должна содержаться следующая информация:
-
Формализованная часть (дата, вид проверки, кто был инициатором).
-
Группы проверенной документации.
-
Перечень выявленных в ходе проверки нарушений.
-
Рекомендации по устранению нарушений.
3.3.По результатам внутренней проверки кадровой документации проводится совещание высшего руководства, с привлечением заинтересованных руководителей подразделений, председателя комиссии и членов комиссии.
3.4.Руководитель отдела персонала формирует план устранения выявленных нарушений.
3.5.При несогласии с выявленными нарушениями, руководитель отдела персонала готовит аргументированное своих возражений. оценку которых, можно поручить внешнему аудитору или узкопрофессиональному юристу.
3.6. По возможности, устранение нарушений осуществляется либо в ходе самой внутренней проверки кадровой документации, либо в течение 3-х месяцев после получение документированных результатов.