КАК ОФОРМИТЬ СОТРУДНИЧЕСТВО С САМОЗАНЯТЫМ, ЧТОБЫ ПРОЙТИ НАЛОГОВУЮ ПРОВЕРКУ

Самозанятых работников становится все больше. В октябре 2023 года, по данным ФНС России, число плательщиков НПД составило 8,8 млн человек. Среди них немало профессионалов, которых российские компании привлекают к работе. Для заказчиков сотрудничество с самозанятыми выгодно за счет налоговых преференций. Нужно только следить за тем, чтобы у налоговых органов не возникало поводов для переквалификации договоров ГПХ с самозанятыми в трудовые отношения. 

Главный нормативный документ, регулирующий деятельность плательщиков НПД, – закон № 422-ФЗ. Кроме него компаниям, заключающим договоры с этой категории работников, следует руководствоваться частью 1 и частью 2 Гражданского кодекса РФ. По некоторым вопросам в своих письмах разъяснения дают ФНС и Минфин.

О правилах, которых нужно придерживаться при оформлении отношений с плательщиками НПД, рассказывают эксперты платформы для самозанятых «Наниматель».

Необходимость договора

Заключение письменного договора не требуется, если услуга оказывается немедленно. Заказчик оплачивает вознаграждение, а самозанятый на эту сумму выдает ему чек, что подтверждает факт заключения устного договора (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@).

Во всех остальных случаях сотрудничество с самозанятым следует начать с заключения договора гражданско-правового характера. При составлении этого документа важно учесть следующие моменты. Должны быть исключены малейшие признаки трудового договора. Не могут выступать сторонами сотрудничества «Работодатель» и «Работник». Формулировки должны быть только «Заказчик» и «Исполнитель». Второй не подчиняется рабочему распорядку компании и не участвует в трудовом процессе. Он вправе сам устанавливать для себя режим работы.

Конкретность предмета договора

Исполнитель привлекается для оказания конкретной услуги или выполнения определенной работы, и получает за это не заработную плату, а вознаграждение. Нельзя указывать в договоре премии, отпускные и больничные. Не допускается упоминание о компенсациях за питание, горючее и прочие накладные расходы исполнителя.

В договоре следует подробно прописать, какие именно услуги будет оказывать самозанятый, объем работ, этапы исполнения заказа, каким образом ему будут передаваться задания, каковы сроки исполнения. Так же детально следует прописать обязанности исполнителя: сроки выдачи чека после получения вознаграждения, уведомление заказчика о потере статуса самозанятого, ответственность за неисполнение заказа и другие нюансы.

Правильно сформулированные задания

Исполнитель-плательщик НПД может работать с заказчиком и на постоянной основе. В таком варианте важно доказать, что самозанятый оказывает именно услуги. Для налоговых органов подтверждением сдельности станет задание, которое заказчик дает самозанятому на каждую услугу. В задании следует прописать основание, по которому самозанятый его получает. Как правило, таковым является договор, в котором указывается дата, описание услуги и ее стоимость.

Если задание новое, то самозанятый может не согласиться исполнять услугу. Заказчику нужно следить за тем, чтобы исполнитель мог отказаться от нового задания. Тонкость в том, что налоговая может расценить обязанность самозанятого исполнять любое новое задание как трудовые отношения.

Чтобы у самозанятого не возникло проблем с корректным заполнением чека, задание должно быть правильно сформулировано. Такая же информация будет и в акте выполненных работ, если он потребуется. У налоговой в этом случае не возникнет сомнений, что самозанятый оказывает услугу, а не работает на заказчика.

Закрывающие документы

При сотрудничестве с самозанятыми есть три закрывающих документа: акт о выполненных работах, счет на оплату, чек от плательщика НПД.

В акте о выполненных работах или услугах, указывается конкретная выполненная работа и полученная исполнителем сумма вознаграждения. В акте нужно указать реквизиты сторон, на основании чего состоялось сотрудничество, какие работы выполнил самозанятый, их точную стоимость. Акт можно дополнить информацией о том, что стороны не имеют претензий друг к другу. При этом акт о выполненных работах не является обязательным.

Счет на оплату, как и акт о выполненных работах – документ также необязательный. Платить можно и по реквизитам карты, но компаниям удобнее платить исполнителям, если счет выставлен заранее. Для перечисления вознаграждения, в счете самозанятый должен указать все банковские реквизиты, стоимость работ, объем или количество и срок, в который заказчик должен произвести оплату. В счете, как и в других документах, не должно быть терминов, говорящих о трудовых отношениях.

Чек, в отличие от акта и счета – документ обязательный для обеих сторон. Обязанность самозанятого – сформировать и выдать чек заказчику после получения вознаграждения (ст. 14 закона № 422-ФЗ). Чек можно выдать при оплате наличными или банковской картой. При безналичном расчете самозанятый должен передать чек заказчику до 9 числа месяца, следующего за месяцем исполнения услуги. Для налоговой чек – единственный документ, который она видит при проверке сотрудничества компании с самозанятым, поэтому он должен быть правильно сформирован.

Самозанятый оказывает заказчику конкретные услуги, не участвует в трудовых процессах, может сам выбирать, какие услуги и в каком объеме он будет выполнять. Если при проверке налоговой компания не сможет подтвердить сдельность, то результатом может стать переквалификация отношений в трудовые.