Как правильно обращаться к коллегам и начальнику: основы делового этикета

Обычно в каждой компании есть свои договоренности по правилам взаимного общения и переписки. Так, в некоторых организациях принято обращаться друг к другу исключительно на «ты», в других существуют шаблоны электронных писем и т.д. Но есть и общепринятые нормы, которых следует придерживаться любому члену коллектива. Подробности рассказали эксперты Общероссийского профсоюза работников торговли и услуг.

Деловой этикет — это  правила общения в бизнес-среде. Он регламентирует взаимоотношения начальника и подчиненного,  партнеров, коллектива. Тому, кто придерживается правил делового общения, будет комфортнее чувствовать себя на работе. Если случится  нештатная ситуация, то нормы поведения в деловых служебных отношениях позволят выйти из нее грамотно.

Сложнее всего приходится новичкам, которые пришли в незнакомый коллектив и не знают, как лучше себя вести. Правил много. Например, запрещено называть кому-то в разговоре других коллег «вот та пожилая женщина», «девочка», «мальчик» и т.д. На работе все люди – коллеги,их некорректно делить и называть по возрастным и гендерным группам. Обстановка официальности предъявляет требования повышенной вежливости, уважительности к собеседнику, какое бы положение он ни занимал.

«Вы» или «ты»

Даже дети знают, что ко взрослым людям нужно обращаться на «вы». Это правило действует и в обычной жизни, и на работе. Главное запомнить, что поначалу не стоит «тыкать» всем подряд, даже если коллега моложе. Правильнее будет обращаться на «вы» и по имени-отчеству, а дальше сотрудник может сам предложить называть его по имени. Порой руководители считают, что в связи со своим служебным положением могут говорить  подчиненным «ты». Это не совсем верно, начальник должен обращаться на «вы» к персоналу независимо от  возраста и должности сотрудников. По правилам этикета, руководитель имеет право на такое общение только если и подчиненный может сказать ему «ты». Так может быть, если они находятся в теплых либо дружеских отношениях.

Еще можно встретить случаи, когда на работе к человеку обращаются по имени-отчеству, но на «ты». Такое сочетание звучит грубо и даже оскорбительно. Не стоит применять его  по отношению к коллегам. Эксперты не рекомендуют  торопиться  с переходом на «ты», особенно если разница в социальных статусах велика.

Что касается приветствий, на работе лучше применять универсальные слова и  фразы: «Здравствуйте», «Добрый день», «Добрый вечер», «Доброе утро». Кроме перечисленных, в торжественной обстановке допускаются более свободные формы: «Приветствую вас!», «Рад вас видеть!», «Позвольте поприветствовать вас!», «Разрешите вас приветствовать!» и т.д.

Обращение за помощью к коллеге

Просьбу о помощи и поддержке следует высказывать правильно, вежливо и доброжелательно. Приказной порядок по отношению к подчиненному – это не норма, только если он что-то натворил. Если за помощью обращается сослуживец, который по статусу находится на равных, не следует бросать свои дела и помогать ему, также плохим вариантов будет отказ. Лучше сообщить ему, что вы постараетесь помочь, но только после того, как завершите свои задачи. Но если коллега просто ленивый и любит пользоваться добротой сотрудников, помогать такому не стоит вообще.

Деловые переговоры 

Это важная часть работы, от качества переговоров зависит многое: репутация компании, вероятность заключения сделки  и тд. Эксперты рекомендуют вести себя на переговорах сдержанно, спокойно, следует контролировать свои эмоции, что бы ни случилось. В деловой среде недопустимы опоздания Если все-таки вышло так, что вы опаздываете, обязательно предупредите об этом.

На самой встрече нужно внимательно слушать собеседников: партнеров, коллег. Важно уметь понять контекст сказанного, кроме того, собеседник должен видеть вашу отдачу и участие в разговоре.

Во время переговоров важно не тратить время собеседника впустую, говорите только по существу.

В речевом этикете запрещается использование ненормативной лексики; общение на повышенных тонах; унижение личного достоинства сотрудника оскорбительными высказы­ваниями.

Деловое общение по телефону и Интернету

Сейчас большая часть коммуникаций приходится не на личные встречи, а через интернет и телефон, это экономит время, как минимум. 

Сотрудник, грамотно представившийся и правильно презентующий свой товар по телефону, высоко ценится. Чтобы телефонные переговоры прошли успешно, лучше продумать разговор заранее, отработать произношение (при необходимости). Не забывайте о вежливости. Прежде всего нужно представиться, спросить удобно ли собеседнику разговаривать. Если нет, лучше перезвонить позже.

Переписка с помощью e-mail или соцсетей должна быть лаконичной, а письмо — структурированным. Не забудьте о личном обращении к адресату — это говорит об уважении к собеседнику.  Правильно будет уточнить у партнера, удобно ли ему будет переписываться в мессенджерах или лучше по электронной почте. Писать письма следует исключительно в рабочее время и не беспокоить человека по личному телефону, только если он сам разрешит.

Чего нельзя допускать в деловой среде

Если сотрудник как-то связан с коммерческой тайной, ни в каких ситуациях он не должен ее раскрывать. то же относится к сведениям о поставщиках, технологиях производства и т.д. Также категорически нельзя обсуждать дела своего партнера с кем-то другим. Последствия этого могут быть самые серьезные, вплоть до суда. Что касается тона разговора, при строго официальных отношениях должен быть спокойный, ровный, сдержанный тон общения, при менее официальных – спокойный, приветливый, не должно быть категоричности в высказываниях.

С кем и как здороваться на работе

Ответ прост — со всеми. От уборщиков до тех, кого вы даже не знаете. Особенно важно это для новичков в компании. Отметим, что первым произносит приветствие тот, кто занимает более низкое служебное положение. Подчиненный первым здоровается с начальником; входящий в помещение первым приветствует присутствующих в данном помещении. проходящий мимо группы сотрудников должен поздороваться с ними первым.

Грамотное приветствие должно сопровождается улыбкой и наклоном головы. Иногда после приветствия возможно рукопожатие от старшего по должности

Правила коммуникации в коллективе

Они зависят от корпоративной культуры, принятой в компании. Где-то важно соблюдать субординацию и выдерживать дистанцию в общении, в иных компаниях правила менее строгие но в каждом коллективе складывается свой микроклимат. Тем не менее, каким бы он ни был, важно не выходить за рамки общепринятого в организации.