Время чтения статьи: 3.2 мин.

779

О преимуществах КЭДО можно говорить долго: позволяет компаниям сократить затраты на бумагу, курьеров, ускорить оформление нового сотрудника, организовать работу с распределённой командой, сократить количество рутинных операций. Более того, есть предпосылки, что к 2025 году КЭДО станет обязательным. 

Но любое внедрение даже самой полезной системы, которая упростит жизнь всех людей в компании может вызвать недовольство и возражения со стороны сотрудников. В этой статье мы расскажем об основных возражениях, с которыми вы можете столкнуться. А самое главное, поможем вам с контраргументами «за» КЭДО.

«Вы кому отдаете мои данные?». Возражения, связанные с безопасностью хранения данных

 Все мы слышали про утечки персональных данных клиентов сервисов, которыми пользуемся каждый день: Delivery Club, Альфа, Сбер, Яндекс Еда и прочих. В результате в открытый доступ попадают идентификационная информация о клиенте, о действиях, данных банковской карты. Поэтому мы прекрасно понимаем людей, которые боятся передавать свои данные в систему КЭДО. Но вот аргументы, почему это безопасно: если вы храните данные в облаке, между вами и сервисом КЭДО заключается поручение на обработку персональных данных, в котором написано, какие данные и с какой целью собирает сервис. И в большинстве случаев за утечку будет отвечать сервис КЭДО.

Ответственность за потерю данных несёт работодатель, только если он не собрал согласие сотрудника на обработку персональных данных. Чтобы этого не случилось — подписывайте согласие со всеми сотрудниками до внедрения КЭДО. 

«Информация о нас в папках надёжнее», — говорят сотрудники

Но это не так. Убеждайте: если вся документация будет храниться в электронном виде — это снизит вероятность их утери. Не стоит забывать и про такие ситуации, как пожар или потоп, которые могут полностью уничтожить документы. Плюс, любой может зайти в кадры и случайно посмотреть чужие документы, или узнать то, что не следовало бы.

«Я не доверяю сервису и не буду им пользоваться»

Найдите примеры известных компаний, которые уже доверяют вендору свои данные. Если ООО «Ромашка» уже перешли на КЭДО и совершенствовали бизнес-процессы, чем вы хуже?

«Куда вы отправите мои данные, если я уволюсь»

Если данные собирались для выполнения закона: обеспечения хранения, подтверждения юридической значимости подписи, то такие данные хранятся до истечения срока хранения документа. Так, трудовой договор нужно хранить 75 лет. Здесь формат документа — бумажный или электронный — не имеет значения.

«Электронные документы не настоящие». Возражения, связанные с работой сервиса

В отработке этого возражения сработает аналогия с электронными деньгами: все сотрудники получают деньги на карточку, оплачивают покупки на маркетплейсе, онлайн покупают билеты в кино или на поезд. И электронные переводы, чеки имеют юридическую силу. Также и электронные документы такие же настоящие и имеют такую же юридическую силу, что и бумажные документы, согласно ФЗ-163 и статьям 22.1-22.3 ТК РФ.

«Нажал не туда, теперь всё заново?»
В КЭДО вы можете настроить шаблоны заявлений, что сократит вероятность ошибок, а если сотрудник перепутал даты отпуска или решил перенести его — в большинстве сервисов документ можно отозвать. 

«Как докажете, что документ подписал я?»
Электронная подпись имеют доказательную базу, которая позволяет определить, кто и когда подписал документ. Подделать ее практически невозможно и, в случае судебного спора, она станет подтверждением. В отличие от «собственноручной» подписи.

«Сложно, долго и непонятно»
Переход на новый процесс подписания документов можно сравнить с покупкой Android вместо Iphone, или наоборот. Всё тоже сначала кажется неудобным: wi-fi включается не в том месте, клавиатура отличается. Но через время вы привыкаете к новому устройству. 

Так же и с сервисом КЭДО — поначалу будет непривычно подписывать документы не ручкой, а смартфоном, но постепенно все привыкнут и не захотят возвращаться к бумаге. А чтобы сотрудники быстрее приняли новую систему, выбирайте сервис с простым и удобным интерфейсом. Перед заключением договора с вендором проверьте, насколько интуитивно понятно, как в сервисе подписать документ.

Убеждение сотрудников в важности внедрения КЭДО является важной частью успешной автоматизации бизнес-процессов в компании. Правильное построение коммуникации и объяснение преимуществ данной системы позволит преодолеть сопротивление и добиться активного участия персонала. Результатом будет эффективность работы организации в целом и улучшение работы каждого сотрудника в отдельности.

Больше о том, как  уменьшить количество возражений ещё на этапе выбора сервиса и после, рассказали эксперты → https://clck.ru/38vzTk


Оставить комментарий



Интересные статьи

Когда советы не нужны: как менеджеру по внутренним коммуникациям бороться с обесцениванием.

Не прошенные советы и обесценивание работы менеджера по внутренним коммуникациям - одна из самых обсуждаемых тем на профильных конференциях. Кажется, что буквально каждый сотрудник лучше знает как внутрикому делать свою работу и на чём акцентировать внимание. В статье подробно разбираем 5 популярных стратегий поведения в ситуации, когда чужие советы мешают нормально работать.

12.04.2024

Платформы, которых нет

Отчет о результатах социологического исследования «платформы, которых нет: запрос на отраслевые и специализированные платформы — агрегаторы товаров и услуг»

12.04.2024

Как мотивировать офисных сотрудников, а как — персонал в ритейле?

​Привет, сегодня мы поговорим о корпоративной культуре, зачем она нужна, как ее развить и кого в нее вовлекать. Делюсь своим опытом построения корпоративной культуры и взаимодействия с франчайзи вместе с экспертом по внутренним коммуникациям Екатериной Лукиной.

12.04.2024

Вместо 75 — 1000 дел: как оптимизировать работу отдела кадров с помощью КЭДО

В 2020 году Минтруд России выбрал почти 400 компаний для участия в эксперименте по переходу на кадровый электронный документооборот. В ноябре 2021 года этот эксперимент завершился, и теперь в 2022 году все организации могут перевести процессы в цифровой формат. В чем преимущества отказа от бумажного документооборота, а также как использование КЭДО поможет оптимизировать работу, разберемся в статье

12.04.2024

Как сделать сотрудников счастливыми и эффективными?

Две трети россиян в прошлом году испытывали на работе эмоциональное выгорание. Когда сотрудник недоволен работой и задачами, утопает в рутине и не имеет времени на банальную передышку, он становится несчастным. Его эффективность падает. Как сделать сотрудников счастливее и повысить их работоспособность?

12.04.2024

Нонкоринг - лучший выбор современного бизнеса

Сегодня успешному бизнесмену необходимо балансировать между многими сферами его бизнеса и решать не только задачи высокого уровня, но и вникать в те процессы, которые можно делегировать другим отделам и ведомствам. Те предприниматели, кто держит руку на пульсе, уже знают, как это сделать. Ведь в России появилась новая услуга, которая экономит время и приумножает прибыль бизнеса: нонкоринг.

12.04.2024

Ценности - ДНК или идеология компании?

Ценности есть в жизни, как и у каждого отдельного человека в качестве ориентиров и приоритетов, которые определяют его восприятие и позицию в отношении многих вещей, также они есть и в компаниях в качестве характеристик и фундамента в отношении рабочих процессов. Ценности являются стереотипами поведения и ценностными ориентирами в компании. Основа и важный компонент корпоративной культуры с точки зрения характеристик компании и правил игры внутри. Компании не всегда уделяют ценностям достаточно внимания, потому что не всегда понимают роль и значение ценностей. Хотя иногда ценности могут стать опасным инструментом для достижения определенных целей.

12.04.2024

Увольнение по состоянию здоровья

У каждого человека в жизни может случиться болезнь или травма, после которой полноценно работать не получится и приходится увольняться. Но как сделать это с наибольшей выгодой для себя? Об этом рассказали эксперты Профсоюза работников торговли и услуг.

20.04.2024

Как работать без выходных и не уставать

Обычно без выходных работают те, кто трудится на фрилансе или является индивидуальным предпринимателем, когда объем заказов и сроки их выполнения человек регулирует сам. На предприятиях всегда есть определенный график работы с выходными днями, так как в противном случае труд сотрудников без выходных и праздников будет незаконным, и работодателя привлекут к ответственности.

20.04.2024

Особенности работы на транспорте: что нужно знать тем, кто хочет трудиться в этой сфере

Транспорт — это источник повышенной опасности. По этой причине к работе нужно относиться особенно ответственно, ведь в ином случае может быть причинен вред жизни и здоровью других людей. Какие требования предъявляются к работникам транспорта, кого и за что могут не допустить и о других нюансах рассказали эксперты Профсоюза работников торговли и услуг.

20.04.2024

Станьте автором журнала!
Лучший PR – выступить в роли эксперта.
Мы не публикуем новости и пресс-релизы.