Время чтения статьи: 3.2 мин.
7353
О преимуществах КЭДО можно говорить долго: позволяет компаниям сократить затраты на бумагу, курьеров, ускорить оформление нового сотрудника, организовать работу с распределённой командой, сократить количество рутинных операций. Более того, есть предпосылки, что к 2025 году КЭДО станет обязательным.
Но любое внедрение даже самой полезной системы, которая упростит жизнь всех людей в компании может вызвать недовольство и возражения со стороны сотрудников. В этой статье мы расскажем об основных возражениях, с которыми вы можете столкнуться. А самое главное, поможем вам с контраргументами «за» КЭДО.
«Вы кому отдаете мои данные?». Возражения, связанные с безопасностью хранения данных
Все мы слышали про утечки персональных данных клиентов сервисов, которыми пользуемся каждый день: Delivery Club, Альфа, Сбер, Яндекс Еда и прочих. В результате в открытый доступ попадают идентификационная информация о клиенте, о действиях, данных банковской карты. Поэтому мы прекрасно понимаем людей, которые боятся передавать свои данные в систему КЭДО. Но вот аргументы, почему это безопасно: если вы храните данные в облаке, между вами и сервисом КЭДО заключается поручение на обработку персональных данных, в котором написано, какие данные и с какой целью собирает сервис. И в большинстве случаев за утечку будет отвечать сервис КЭДО.
Ответственность за потерю данных несёт работодатель, только если он не собрал согласие сотрудника на обработку персональных данных. Чтобы этого не случилось — подписывайте согласие со всеми сотрудниками до внедрения КЭДО.
«Информация о нас в папках надёжнее», — говорят сотрудники
Но это не так. Убеждайте: если вся документация будет храниться в электронном виде — это снизит вероятность их утери. Не стоит забывать и про такие ситуации, как пожар или потоп, которые могут полностью уничтожить документы. Плюс, любой может зайти в кадры и случайно посмотреть чужие документы, или узнать то, что не следовало бы.
«Я не доверяю сервису и не буду им пользоваться»
Найдите примеры известных компаний, которые уже доверяют вендору свои данные. Если ООО «Ромашка» уже перешли на КЭДО и совершенствовали бизнес-процессы, чем вы хуже?
«Куда вы отправите мои данные, если я уволюсь»
Если данные собирались для выполнения закона: обеспечения хранения, подтверждения юридической значимости подписи, то такие данные хранятся до истечения срока хранения документа. Так, трудовой договор нужно хранить 75 лет. Здесь формат документа — бумажный или электронный — не имеет значения.
«Электронные документы не настоящие». Возражения, связанные с работой сервиса
В отработке этого возражения сработает аналогия с электронными деньгами: все сотрудники получают деньги на карточку, оплачивают покупки на маркетплейсе, онлайн покупают билеты в кино или на поезд. И электронные переводы, чеки имеют юридическую силу. Также и электронные документы такие же настоящие и имеют такую же юридическую силу, что и бумажные документы, согласно ФЗ-163 и статьям 22.1-22.3 ТК РФ.
«Нажал не туда, теперь всё заново?»
В КЭДО вы можете настроить шаблоны заявлений, что сократит вероятность ошибок, а если сотрудник перепутал даты отпуска или решил перенести его — в большинстве сервисов документ можно отозвать.
«Как докажете, что документ подписал я?»
Электронная подпись имеют доказательную базу, которая позволяет определить, кто и когда подписал документ. Подделать ее практически невозможно и, в случае судебного спора, она станет подтверждением. В отличие от «собственноручной» подписи.
«Сложно, долго и непонятно»
Переход на новый процесс подписания документов можно сравнить с покупкой Android вместо Iphone, или наоборот. Всё тоже сначала кажется неудобным: wi-fi включается не в том месте, клавиатура отличается. Но через время вы привыкаете к новому устройству.
Так же и с сервисом КЭДО — поначалу будет непривычно подписывать документы не ручкой, а смартфоном, но постепенно все привыкнут и не захотят возвращаться к бумаге. А чтобы сотрудники быстрее приняли новую систему, выбирайте сервис с простым и удобным интерфейсом. Перед заключением договора с вендором проверьте, насколько интуитивно понятно, как в сервисе подписать документ.
Убеждение сотрудников в важности внедрения КЭДО является важной частью успешной автоматизации бизнес-процессов в компании. Правильное построение коммуникации и объяснение преимуществ данной системы позволит преодолеть сопротивление и добиться активного участия персонала. Результатом будет эффективность работы организации в целом и улучшение работы каждого сотрудника в отдельности.
Больше о том, как уменьшить количество возражений ещё на этапе выбора сервиса и после, рассказали эксперты → https://clck.ru/38vzTk
Мы не публикуем новости и пресс-релизы.