Оптимизация расходов на персонал без потери качества работы

Оптимизация расходов на персонал без потери качества работы

Управление персоналом – не только один из основных источников расходов, но и важная составляющая производительности любой компании. Поэтому задача оптимизации расходов на персонал без потери качества работы не теряет актуальности. Попробуем решить ее, а помочь в этом попросим профессионалов по кадрам – экспертов агентства STH-group.

Что такое затраты на персонал? 

Затраты на персонал – это все затраты, которые вы тратите на рабочую силу. При расчете затрат на персонал многие менеджеры испытывают искушение оценить только валовую заработную плату сотрудников, но это ни в коем случае не единственная статья расходов. 

Из каких составляющих состоят затраты на персонал? 

Затраты на персонал состоят из гораздо большего количества компонентов, чем просто оклад или почасовая оплата, указанные в трудовом договоре. Их дифференцируют на прямые и косвенные затраты на персонал. 

Прямые затраты на персонал 

К прямым затратам на персонал относятся все расходы, которые непосредственно связаны с вашими сотрудниками. Это, прежде всего, выплаты на банковские счета ваших сотрудников, а также дополнительные льготы: 

Косвенные затраты на персонал 

Второй блок затрат относится к косвенным затратам на персонал, которые нельзя возложить  на сотрудника напрямую:

Кроме того, дополнительные расходы возникают из-за высокого уровня текучести, поскольку набор новых сотрудников обходится очень дорого. 

Затраты на персонал в последние годы растут 

Все эти расходы в последние годы продолжали расти. Исследования показывают, что в 2023 году они увеличились на 7,5 процента по сравнению с предыдущим годом. Особенно заметно это было в  автомобильном, энергетическом, телекоммуникационном, нефтяном и химическом секторах. 

Вам необходимо знать все расходы, чтобы иметь возможность сократить расходы на персонал. 

Как обстоят дела в вашей компании? Знаете ли вы, как с годами менялись ваши расходы на персонал? Вы определяете расходы на сотрудников ежегодно?

Для расчета затрат на персонал необходимо учитывать общую сумму прямых и косвенных затрат за человека. Затем распределить эти затраты на фактическое рабочее время (исключая дни отпуска, праздничные дни, время обучения). Так вы получите «реальную» почасовую заработную плату для этого сотрудника. 

Пример: как рассчитать затраты на персонал для сотрудников 

Для лучшего понимания приведем конкретный пример того, как можно рассчитать затраты на персонал. 

Учет всех расходов, связанных с человеком 

На первом этапе вы разбиваете то, что непосредственно несет сотрудник, с точки зрения затрат в год: 

Если все сложить, то общие расходы на этого сотрудника составят 67 000 рублей. 

Определение фактического рабочего времени 

На втором этапе определите, сколько рабочих дней человек фактически работает каждый год: 

В результате получается в общей сложности 58 дополнительных «выходных». В результате фактическое рабочее время составляет 203 дня в году, что соответствует 1624 часам восьмичасового рабочего дня. 

Зачет понесенных затрат в счет фактически отработанного времени 

На последнем этапе разделите понесенные затраты на рабочее время: 

67.000 / 1.624 = 41,26 руб. 

Напротив, если вы используете только брутто-зарплату и не принимаете во внимание фактическое рабочее время, почасовая оплата составит всего около 23 рубля (48 000 / (261 * 8)). Это приведет к ошибке расчета почти в 20 рублей в час. 

Это приводит к огромным проблемам на более длительный период времени – ведь в итоге вы потратите на человека почти вдвое больше, чем планировали на самом деле. Проблемы с ликвидностью будут неизбежны. 

Сотрудники должны зарабатывать вдвое больше, чем они стоят 

Соответствует ли определенная «цена» выгоде сотрудника для вашей компании? На этот вопрос сложно ответить по всем направлениям, но есть практическое правило. В среднем ваш сотрудник должен зарабатывать примерно в два раза больше, чем он стоит. Если есть переменные затраты на человека, например, затраты на материалы в ремеслах, их тоже необходимо учитывать. 

Три практических совета

Предположим, ваши расчеты фактических затрат на персонал показывают, что выгоды, которые приносит сотрудник, на самом деле ниже, чем затраты, которые вы понесете в течение более длительного периода времени. В этом случае следует принять меры по снижению затрат на персонал. 

1. Снизить специальные выплаты и дополнительные льготы 

В первую очередь сократите специальные выплаты и дополнительные льготы. Поскольку эти инициативы добровольные для работодателей, имеет смысл начать с них. 

Например, вы можете сократить праздничные бонусы или субсидии на питание. Однако важно не сокращать специальные льготы слишком резко, иначе удовлетворенность сотрудников и, следовательно, их лояльность пострадают слишком сильно, что может привести к увеличению текучести. 

2. Установите гибкий график работы

Вместо того, чтобы указывать точное количество отработанных часов в неделю, вы можете согласовать временные рамки с минимальным и максимальным количеством часов или подходящие модели рабочего времени для разных отделов — это не обязательно должен быть 40-часовой домашний офис. 

Такие модели гибкого рабочего времени модные сегодня и хорошо принимаются сотрудниками, особенно, если они работают на удаленке.

Гибкое распределение времени – разные дни, недели и месяцы – дает вам возможность распределять часы на сотрудников в зависимости от загруженности компании. Это позволит экономить, которые были бы обязательно понесены. Однако этот подход требует хорошей коммуникации внутри компании и огромных усилий по координации. 

В любом случае убедитесь, что в среднем за год соблюдается стандартная продолжительность рабочего времени, составляющая, например, 40 часов в неделю. 

3. Избегайте постоянных должностей 

Вам нужны определенные услуги только на короткое время или редко и на короткие периоды времени? Тогда, возможно, имеет смысл отказаться от постоянной штатной единицы. Альтернатива –  аутсорсинг определенных видов деятельности. Передавайте услуги, которые вам очень редко нужны, партнерам. Это снижает ваши затраты на персонал, поскольку усилия прилагаются только тогда, когда услуга действительно необходима. Кроме того, отсутствуют дополнительные затраты на персонал. 

Вывод: сначала узнайте, а потом уменьшайте 

Стратегическое сокращение расходов на персонал должно всегда быть в вашем плане, а не только тогда, когда вы замечаете, что они выходят из-под контроля. Однако прежде чем вы сможете сократить расходы на персонал, вам сначала необходимо получить четкое представление о том, сколько конкретно и не что тратятся деньги.