Правила деловой переписки для каждого работника

Кроме правил делового общения на работе существуют и особенности деловой переписки, которые нужно знать. Сейчас партнерам, клиентам, поставщикам зачастую проще всего вести переговоры через интернет, будь то мессенджеры, электронная почта, социальные сети и т.д. Как правильно писать письма, запросы, обращаться к коллегам и начальству в переписке, каким образом формулировать коммерческие предложения, чтобы заинтересовать потенциального клиента, — об этом рассказали эксперты Общероссийского профсоюза работников торговли и услуг
Деловая переписка — это вид коммуникации между организациями, сотрудниками, участниками проекта. Она, как неотъемлемая часть любого бизнеса, помогает передавать коллегам важную информацию, и отражает уровень профессионализма человека. Грамотное общение способствует формированию доверительных отношений со стороны клиентов.
Правила деловой переписки
Прежде всего важно обратиться к человеку правильно, даже если вы пишете коллеге на корпоративную почту, обращайтесь к нему на «вы».
Не рекомендуется писать слишком длинное письмо, особенно с использованием сложных конструкций, обилием терминов. Крайне важно, чтобы сообщение было грамотным, без грубых, бросающихся в глаза, ошибок.
Считается некорректным использовать фразу «Доброго времени суток». Если письмо носит строгий официальный характер, то его необходимо зарегистрировать и оформить по стандарту (в верхней части пишется, кому оно адресовано; ниже указывается обращение, цель письма и основная его часть; в конце ставится подпись и реквизиты).
Аббревиатуры и сокращения в тексте возможны, только если они являются общеизвестными и общеупотребительными.
Шрифт письма должен быть единый, курсивом можно выделить главные моменты, заголовки. Каждую отдельную мысль лучше оформлять в отдельный абзац, чтобы текст воспринимался легче.
Важно учитывать и время отправки делового письма — лучше делать это с понедельника по пятницу с 8−9 утра и до 7 вечера. Исключением будет ситуация, когда человек сам разрешил писать ему в любое время. Письма-приглашения рассылаются не позднее чем за одну-две недели до мероприятия.
Ответить на обычное зарегистрированное письмо нужно в срок, не превышающий одного месяца с даты регистрации письма на предприятии. Но бывает, что в письме отправитель указывает срок представления ответа — в него нужно обязательно уложиться.
Запреты в деловой переписке
Яркие, привлекающие внимание фразы типа «обязательно прочитайте до конца» или другие, содержащие призыв, навязывающий мнение, выходят за рамки делового общения. Также нельзя использовать смайлики, обилие восклицательных знаков, сленг.
Виды деловой переписки
Всю переписку делового характера можно разделить на несколько типов. Среди них:
циркулярные письма — в них персоналу сообщают какую-либо информацию;
письма-запросы — обращения за коммерческим предложением от клиентов;
гарантийные письма — для подтверждения условий соглашений;
письмо-претензия – название говорит само за себя.
Это основные виды деловых писем.
К внутренней деловой переписке относятся разные виды записок: докладные; служебные; объяснительные, а также справки; предложения; представления.
Отметим, что деловая корреспонденция компаний составляет 70-75 % от общего количества документов, но юридическую силу имеет только составленная без нарушений и в соответствии с официальным порядком оформления; компетентным в этом вопросе лицо
Функции деловой переписки
Эксперты выделяют ряд задач, которые должна выполнять переписка делового характера.
Информационная функция состоит в том, что с помощью деловой переписки сохраняется важная информация.
Коммуникативная функция подразумевает, что посредством деловой корреспонденции коллеги общаются между собой, с руководством и другими организациями.
Социальная функция. С помощью деловой переписки решаются различные социальные задачи, удовлетворяя информационные потребности.
Правовая функция. Переписку можно представить в качестве доказательства в суде.
Особенности оформления бумажного делового письма
Не вся корреспонденция передается через интернет, все еще актуальны деловые письма на бумаге.Чтобы правильно оформить такое письмо, нужно знать, что: печать должна производиться на фирменных бланках, на которых указывают полные данные отправителя. В письмах зарубежным партнерам данные отправителя пишут на английском языке. Перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают текстом внутрь. И на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, фирменный логотип. Адрес получателя указывают только на конверте, адрес отправителя — как на конверте, так и на листе письма.
Деловая переписка в мессенджерах
Даже здесь необходимо соблюдать этикет, например, не писать (и не отвечать) после окончания рабочего дня. Что касается удобных многим голосовых сообщений, не всем можно прослушивать их на работе. Старайтесь выразить свои мысли в текстовом формате. Если собеседник разрешил записать голосовое, говорите только по делу без лишних слов. 
Не стремитесь «впихнуть» в одно сообщение сразу несколько задач, идей, мыслей, предложений. Это может сбить человека с толку, и он забудет часть информации. Не стоит также переводить общение в неформальный тон, не получив на это разрешение от коллеги либо партнера. Также нельзя личные вопросы обсуждать в общем чате, тем более если речь идёт о конфликте. Пользуйтесь чатом для срочных задач и осуществлять всю деловую переписку в чате не стоит.
Отметим, что правила деловой переписки едины для всех сотрудников компании вне зависимости от служебного положения. И соблюдать их должен каждый .
Ошибки при деловой переписке
Если письмо составлено неграмотно или небрежно, оно может уйти в спам или не заинтересовать адресата
Одна из серьезных ошибок — отсутствие темы электронного письма. В лучшем случае человек не обратит на него внимание, в худшем оно попадет в спам.
Иногда авторы писем забывают прикрепить файлы, фамильярничают, пишут много шаблонных фраз. Иногда получатель вообще не понимает, от кого ему пришло письмо, так как автор не подписался, а адрес почты неизвестный.
В групповых переписках сложно понять, кому необходимо решить ту или иную задачу. Это проблема встречается в больших коллективах.
Но помните, что личный контакт способствует лучшему построению диалога, так можно обсудить детали, которые можно упустить в переписке