Зачем нужна рабочая группа в организации и какие функции выполняет

Закон синергии указывает, что организованной группе сотрудников удается получить наибольший результат, чем в том случае, когда люди работают отдельно друг от друга. Потенциал группы как таковой выше, чем отдельно взятых единиц. Именно по этой причине на предприятиях принято организовывать рабочие группы. Такой подход помогает увеличивать производительность труда того же количества сотрудников, которые входят в состав рабочей группы,  благодаря их объединению. Подробности рассказали эксперты Общероссийского профсоюза работников торговли и услуг.

Почему в группе специалисты работают эффективнее, чем по отдельности

Есть несколько причин:

Работая в группе над единым проектом, сотрудники обмениваются знаниями и опытом, таким образом повышаются навыки каждого участника.
Так или иначе, в сотрудниках появляется дух соперничества и каждый из них мобилизует свои силы, также повышается интенсивность трудовой деятельности.
При возникновении проблемы, которую невозможно поручить кому-то одному из участников, появляется возможность решить ее коллективно.
В бизнес-процессах есть множество задач, которые невозможно осуществить в одиночку — в таких случаях создаются отдельные группы специалистов.

Что же такое рабочая группа и в чем ее особенности

Рабочей группой называют объединение нескольких специалистов, схожих по профессиональным навыкам, рабочим обязанностям, для выполнения задачи и выступающих для других единым целым. 

Участники рабочей группы не только выполняют рабочие процессы, но и являются объектом управления. Чем большее число сотрудников принимают участие в принятии решений, тем более эффективным будет результат.

Функции рабочей группы

Участники рабочих групп выполняют определенные функции в зависимости от своей позиции:

Обсуждение плана работ, его особенностей и сложностей, если таковые имеются.
Рассмотрение запросов, которые поступают извне, например, со стороны других сотрудников предприятия.
Распределение обязанностей между участниками процессов.
Анализ эффективности работы, контроль и корректировка процессов при необходимости.
Решение обсуждается коллективно, но окончательное принимает руководитель. Также в группе выносятся предложения, которые обсуждаются коллективно.
За руководителем остается обязанность проанализировать проблему и предоставить рамки для ее решения. После этого участники разрабатывают варианты решений.
Принимает решение группа, а руководитель выступает в качестве координатора действий участников и представителя этой группы.
Хоть и последнее слово остается за руководителем, но если участники группы не согласны, то руководителю предстоит привести значимые аргументы в пользу своего решения. 
После того как руководитель озвучил группе свое решение, оно обсуждается до того момента, когда будет принят соответствующий приказ. 

Кто входит в состав рабочей группы

Чаще всего участниками рабочей группы являются непосредственно сотрудники предприятия, которые имеют наибольший опыт и знания. Обычно в состав рабочей группы входят руководители и специалисты. 

Но бывает, что приглашается сторонний специалист, привлеченный для реализации определенного проекта. Эффективность такой группы, когда работает сторонний специалист, не всегда бывает высокой. Причиной тому может быть удаленное участие в процессах и невозможность полностью в них погрузиться. Однако при решении этих двух проблем можно добиться желаемых результатов. 

Особенности взаимодействия между участниками

Кроме увеличения производительности труда в рабочей группе, при такой работе удовлетворяются социальные потребности участников:

Желание находиться в обществе единомышленников, а также быть частью группы.
Потребность в социальной защищенности.
Стремление получать признание при достижении успехов.
Желание проявлять свои профессиональные навыки.

При работе в группе у участников может меняться поведение в соответствии с паттернами, которые продвигаются внутри коллектива, что также окажет влияние и на саму личность. Большинство участников обычно проявляют свою индивидуальность и желают получить уважение именно за счет личностных качеств. Именно это становится точкой соприкосновения и возникновения конфликтов между личностью и коллективом.

Поэтому важна атмосфера в коллективе. Если участники настроены доброжелательно и двигаются к единой цели, то каждый специалист проявит наилучшие профессиональные качества и выдает бОльший результат. Благоприятно настроенный коллектив может погасить антисоциальное поведение одного из участников.

Когда в коллективе находятся сильные личности, то они подстраивают коллектив под себя, используя различные методики, даже не пренебрегая конфликтами. Если же в группе находятся слабые личности, то они как бы растворяются в коллективе взамен на социальное благополучие.

Действительно ли рабочие группы приносят видимый результат

Бывает, что руководитель организации не считает нужным создавать рабочую группу. Покажем на примерах ее необходимость.

Пример 1. В компани стало поступать много жалоб от клиентов. Возникла необходимость организовать рабочую группу и проанализировать претензии. Специалисты применили инструменты для решения корня проблем, разработали новые инструкции для сотрудников и план проверки для руководства. Спустя короткий период жалобы от клиентов перестали поступать.

Пример 2. На предприятии необходимо было оптимизировать процессы для реализации нового проекта. В состав рабочей группы вошли специалисты, которые непосредственно причастны к этому проекту. Сотрудники проанализировали сложности, с которыми ранее регулярно сталкивались, и разработали план по изменениям. Часть реализованных идей принесла экономический эффект, благодаря чему удалось получить больше запланированных результатов от нового проекта.