Что такое мобильные помощники и как они облегчают HR и ТОП-менеджеру общение с сотрудниками

Автор: Сергей Артемов, директор по развитию платформы корпоративных коммуникаций и мобильности eXpress.

Сегодня цифровизация HR-процессов открывает руководителю новые пути коммуникации с сотрудниками.  В том числе теперь у любого HR и топ-менеджера есть возможность быстро “дотянуться” до каждого сотрудника через современные корпоративные платформы, рассказать о важном событии или без искажений донести информацию о нововведениях. Выглядит это примерно одинаково на любой корпоративной платформе: сотрудники получают новостную рассылку на своем личном смартфоне, и руководитель может быть уверен, что каждому специалисту документ доставлен.

А если HR-менеджеру необходимо уведомить сотрудников о новом распоряжении, то процесс “расписки в журнале” сегодня также автоматизируется. Какое бы корпоративное приложение ни выбрал руководитель в своей компании, при наличии специальной мобильной интеграции, сотрудник, нажимая кнопку «Прочитал» в корпоративном приложении, фактически верифицирует ознакомление. 

Сейчас на российском рынке представлено более 20 современных корпоративных мессенджеров, и любой из них можно приобрести и установить на ноутбук или смартфон сотрудника. Такой мессенджер позволяет не только безопасно обмениваться рабочими документами по защищенному каналу и не бояться утечки конфиденциальной информации. Коллеги в рамках мессенджера также могут включать в рабочие чаты партнеров из других компаний или внешние контакты, выдавать доступы и привилегии. Это позволяет протокол распределенной Федерации.

Преимущество современного инструмента – это огромная экономия средств на приобретение парка бизнес-решений. Купить какую-нибудь одну корпоративную мобильную платформу и «завернуть» в нее все существующие сервисы предприятия – это альтернатива приобретению по отдельности корпоративной почты, кадровых систем, VDI, ВКС и других бизнес-инструментов. Зачем покупать «сто тортов с одной свечой», если в продаже есть «один торт со ста свечами».

А HR не против?

HR – это как раз тот департамент-счастливчик, который получает максимальную выгоду от внедрения корпоративной платформы. Во-первых, она помогает рекрутерам эффективнее вести подбор персонала – обсуждение резюме и согласование кандидатов на вакансии перетекает в групповые чаты. С кандидатами можно открывать индивидуальные чаты, обмениваться персональными данными, отправлять и проверять тестовые задания.

Во-вторых, корпоративные платформы можно использовать для вовлечения сотрудников в корпоративную жизнь. Мобильная платформа объединяет специалистов в чатах по общим темам и проектам, позволяет проводить групповые звонки и видеоконференции. Так, географически распределенные команды чувствуют большее сплочение и единение, работая в одной экосистеме.

В-третьих, корпоративные платформы могут сильно облегчить работу кадровикам: если мобильная платформа интегрирована с кадровой системой, то сотрудникам не придется атаковать отдел кадров, чтобы запросить 2-НДФЛ, принести заявление на отпуск, больничный, подписать инструктаж по охране труда и т.д. Все это можно сделать в чат-боте любой корпоративной платформы, что удобно обеим сторонам.

Например, заказ отпуска и согласование его у руководителя становятся элементарным действием. Обычно сотрудник выбирает в интерфейсе чата даты начала и окончания отпуска, добавляет лиц, которые должны завизировать документ, строит маршрут согласования и отправляет данные. HR получает заявление, проверяет даты, автоматически создает приказ, который интегрируется с НR-системой, подписывает его ЭЦП. Сотрудник получает уведомление, что приказ подписан. Если HR приступает к работе с заявлением сразу после его поступления, процесс занимает обычно около двух минут.

Безопасность на первом месте

Требования к информационной безопасности в российских компаниях продолжают повышаться. Корпоративная мобильная платформа – тот инструмент, который позволяет им полностью соответствовать. На отечественном рынке есть самодостаточные решения, которые обладают сертификатами ФСТЭК России.

Корпоративные мобильные платформы ставятся внутри ИТ-инфраструктуры и интегрируются с любыми корпоративными системами (порталом, «1С ЗУП», бизнесовыми приложениями, т.д.). Для бизнес-процессов это максимально надежный “транспорт”: все данные остаются внутри корпоративного периметра. Безопасный обмен информацией гарантируют аутентификация пользователей, криптоконтейнеры, шифрование, возможность запрета на экспорт данных и интеграция с корпоративными DLP и SIEM системами. Рисков, как при использовании публичных мессенджеров, не остается.

За какой платформой будущее? Кто станет российским Teams?

Вопрос на сегодня открытый. Цель любой отечественной корпоративной платформы – стать российской Microsoft Teams. Давайте откровенно: пока ни одна из платформ не может претендовать на это звание, ни у одной пока нет достаточного функционала, например, для групповой работы с файлами. Замену MS Teams ищет российский бизнес, но пока разработчики, образно говоря, могут предложить только Hyundai, который безопасно доставляет пассажира из пункта А в пункт Б, но не обладает степенью комфорта Mercedes. 

Однако Mercedes уже на подходе. До улучшений остались считанные месяцы: уже в начале 2024 года одна из отечественных корпоративных мобильных платформ сможет интегрироваться с тяжелыми системами видеоконференцсвязи, а к концу 2024 года – функционал MS Teams будет повторен. Осталось подождать совсем немного. 

Равняемся на лидеров отраслей

Если какой-то компании нужно уникальное приложение, разработчики могут на базе платформы создать индивидуальный продукт. Яркий пример – опыт «Росатома». Госкорпорация еще в 2020 году приняла решение создать единую отраслевую платформу рабочего общения для всех своих дивизионов и при этом отказаться от иностранных сервисов. Обязательным условием была разработка собственного брендированного приложения корпорации для публикации в магазинах приложений. Выбор был сделан в пользу одного из российских мессенджеров, на основе которого было создано приложение «Росатома» под названием Atom Space.

Чтобы приложение стало полноценной цифровой экосистемой, разработчики интегрировали мессенджер с необходимыми IT-сервисами «Росатома». Например, платформа выступила в роли клиента для «тяжелых» систем ВКС, в частности, для IVA и Mind. С помощью приложения eXpress Smart Apps был реализован сервис трансляций для топ-менеджмента. В ходе интеграции с кадровыми сервисами корпорации было создано приложение Smart App для заказа справок 2-НДФЛ, разработаны чат-боты для оформления командировок и заботы о здоровье сотрудников Health Check.

Собственное приложение «Росатома» для коммуникации в рамках всей отрасли позволяет объединить все каналы в едином цифровом пространстве без потери в скорости общения или мобильности персонала. Сотрудники, работающие как удаленно, так и в офисе, получили доступ к информационным системам компании с любого устройства. Уровень защиты информации вырос: помимо протокола шифрования и криптоконтейнера, компания получила контроль над процессом регистрации и push-уведомлениями.