Никто не застрахован от ошибок, но когда они складываются в тенденцию, необходимо пересматривать все рабочие процессы, не ограничиваясь поиском виноватого. Ошибки – это убытки. О профилактических мерах, помогающих снизить влияние человеческого фактора на складской бизнес, рассказывают эксперты STH-group.

Основными причинами ошибок в работе склада в основном являются нарушения установленных правил. Это означает, что проблемы кроются в дисциплине коллектива и организационных способностях нижнего руководящего звена. Возможно также, что коллектив ударно трудится, но на складе недостаточный уровень автоматизации и люди попросту перегружены, поэтому часто совершают ошибки.

Опять же не все процессы можно автоматизировать без больших инвестиций. Например, в электронной коммерции процент возврата может достигать 70%. За каждым отдельным случаем следует дорогостоящий и сложный процесс – специально обученные сотрудники распаковывают возвращенные товары, оценивают их и, если возможно, отправляют на хранение. Вот почему большинство компаний продолжают полагаться на людей.

Что касается трудовой дисциплины, возможно, прозвучит цинично, но она часто держится на страхе людей быть уволенными и страхе перед начальником. Хорошо, конечно, когда коллектив – команда единомышленников и все болеют за идею почти также как руководитель, но это бывает редко. Замечено, чем выше уровень образования и квалификации сотрудников, тем легче руководителю найти с ними понимание. А что делать, если рад всем, кто пришел? Воспитывать, мотивировать, заботиться о людях и обязательно требовать с самого первого дня неукоснительного исполнения правил компании. Самые важные из них:

- соблюдение всеми без исключения сотрудниками правил внутреннего распорядка;

- своевременное и качественное выполнение должностных обязанностей, с которыми необходимо не просто ознакомить, а дать разъяснение по каждому пункту и получить обратную связь;

- использование рабочего времени исключительно на решение поставленных руководством задач;

- чёткое и оперативное исполнение распоряжений начальства.

Соблюдение этих правил должно быть в приоритете всегда, а не от проверки до проверки. Как только контроль ослабевает, дисциплина сходит на нет.

Мотивация 

Стенд с итоговыми показателями работников за месяц выглядит, как соревнования в пионерском лагере, но он работает. После подведения итогов, люди сильнее выкладываются, так как не хотят подвести команду. Стремление стать лучше прочих сидит глубоко почти в каждом. Поэтому мотивируйте сотрудников улучшать свою работу, размещая на стенде показатели эффективности и производительности.

Умные помощники

Умные помощники помогают найти баланс между автоматизацией и ручной деятельностью. Например, снижает количество ошибок терминал для сбора данных (ТСД). Без него работникам приходится перепроверять каждую коробку, сопоставлять штрихкоды с накладной. Времени на обработку уходит много и она не исключает ошибок, так как сличать штрихкоды сложно, они могут несущественно отличаться друг от друга. Мобильный терминал ускорит работу и позволит избежать ошибок. Устройство считывает штрихкод с единицы товара или с упаковки, передает информацию в базу данных товароучетной системы посредством Wi-Fi или других каналов связи. Работает ТСД от встроенного аккумулятора.

Мировые стандарты

Международные стандарты менеджмента качества ISO 9001:2015. Согласно им, причинами ошибок могут быть решения, которые принимаются менеджерами на основе чьих-то мнений, а не фактов; попытки исправить последствия ошибок до выяснения причин; нехватка ресурсов; недостаточный уровень квалификации работников склада. Наряду с этим, причиной может быть отсутствие понимания между руководителем звена и его подчиненными. Например, человек нечетко ставит задачи, и не располагает к тому, чтобы люди переспрашивали его, просили пояснить непонятное.

5S — система бережливого производства. Систему внедряют по всему миру на больших и малых предприятиях.  Она не требует технической подготовки.  Концепция бережливого производства по методологии 5S, к слову, стала основой для ГОСТ Р 56906-2016 «Бережливое производство. Организация рабочего пространства (5S)». Состоит система из последовательных шагов: тест на готовность к 5S, элементы бережливого производства 5S, план действий, стандартизация, завершение.

Название 5S включает в себя пять принципов бережливого производства. Термины взяты из японского языка, так как разработаны инженером и председателем совета директоров компании Toyota Тайити Оно. По сути, эти пять действий, которые приведут в идеале к совершенству в рабочих процессах и уменьшат риск ошибок.

1. Сортировка. Инструменты перебрать, необходимые оставить, материалы и инструкции разделить, ненужное выбросить. Убрать из рабочей зоны все лишнее.

2. Соблюдение порядка. Сортировать и систематизировать инструменты, оборудование, файлы, данные, материалы для быстрого и удобного поиска и использования. Помечать все места хранения, инструменты и оборудование, чтобы легко было найти искомое не только старому, но и новому сотруднику.

3. Содержание в чистоте своего участка. Новые стандарты чистоты, обеспечат безопасность на рабочем месте и сделают потенциальные проблемы заметными.

4. Стандартизация. Шаги 1, 2 и 3, указанные выше, необходимо выполнять ежедневно, чтобы поддерживать свой участок работы в идеальном состоянии. Принципы 5S должны быть на уровне предписаний и обязательных правил.

5. Совершенствование. Сделайте 5S частью своей корпоративной культуры. Принципы бережливого производства со временем станут вашей отличительной особенностью, организационной ценностью, привычкой каждого сотрудника компании и гордостью.

Каждый дальнейший шаг системы 5S подробно расписан, стоит только углубиться в концепцию. Многие организации проводят коллегиальные аудиты, чтобы проверить, как соблюдаются принципы 5S, делают фотографии «до» и «после», убеждаются, что план выполняется. Примеров того, как помогает в организации рабочих процессов система, много – от международной сети автосервисов до мелких офисов продаж. Изучите ее. Следование системе повышает дисциплину и ответственность каждого за порученное дело, как следствие, ошибок будет меньше.

Борьба с ошибками

Еще одним методом борьбы с ошибками являются так называемые Кружки качества (Quality circle) , когда группа рабочих и руководителей со всех уровней, регулярно встречаются для того, чтобы решать проблемы повышения качества, обсуждать, что происходит, с чем приходится сталкиваться, как улучшить результат. Встречи могут быть короткими или длинными, но каждый должен высказаться на равных правах. Это влечет за собой тесную взаимосвязь между исполнителями и руководителями. Кружки качества – это когда те, кто непосредственно выполняет работу, могут больше узнать о том, как повысить производительность с точки зрения руководства. Происходит обмен знаниями и опытом между работниками разного уровня квалификации. Команда начинает работать как одно целое.

Кружки качества – объединения добровольные, в них обычно есть и рабочие, и инженеры, и служащие. Количество и состав в зависимости от потребностей. Люди решают вопросы управления качеством, коллективом, словом, все влияют на общий результат. Такая вовлеченность на регулярной основе заставляет думать над улучшением рабочего процесса и, несомненно, сокращает ошибки.