Трата времени с умом: правила эффективного тайм-менеджмента

Время — самый ценный ресурс и дома, и на работе. Человек, который умеет им управлять, успеет все и везде. О правилах эффективного тайм-менеджмента рассказали эксперты Профсоюза работников торговли и услуг.

Что такое тайм-менеджмент

Time management можно интерпретировать как систему методов, которые повышают продуктивность и дают возможность выполнить больше дел за меньший срок. Используя его схемы, можно научиться эффективно распределять и использовать время в течение рабочего дня, принимать верные решения.

Применяя техники тайм-менеджмента, работник может получить некоторые преимущества:

• улучшить собственную производительность труда,

• снизить стресс,

• контролировать свой рабочий процесс,

• уметь укладываться в сроки.

Техники тайм-менеджмента

Самое главное — расставить приоритеты и составить план, которого следует придерживаться. Существуют определенные техники тайм-менеджмента, которые уже доказали свою эффективность.

Метод Pomodoro

Автор Франческо Чирилло разработал его в период подготовки к экзаменам. Он засекал время по кухонному таймеру в виде помидора, именно поэтому такое название носит техника. Ее смысл заключается в следующем: нужно составить список дел, выбрать из него что-то одно, засечь 25 минут и начать выполнять. После того, как сработает таймер, нужно отдохнуть пять минут. Далее повторить эти действия три-четыре раза и отдохнуть полчаса. Отвлекаться на другие дела категорически не рекомендуется. Получается, что человек максимально сконцентрирован на выполнении задачи в рамках 25 минут и поэтому успевает многое. Метод Pomodoro поможет при выполнении большого объема работы,

Метод «90 на 30»

Его придумал Тони Шварц – бизнесмен, журналист и автор книги «То, как мы работаем – не работает». Принцип похож на Pomodoro и представляет собой чередование труда и перерывов. Но интервалы различаются: 90 минут следует работать, после чего 30 отдыхать — начинать нужно с наиболее сложных дел и переходить к тем, что попроще.

Техника временных блоков

По-другому она называется таймбоксинг. Прежде всего следует рассортировать задачи по уровням сложности, потом написать время выполнения каждой. Тем самым, свободное время не ограничено рамками. Не рекомендуется перегружать расписание. Такая техника поможет тем, кто не может себя мотивировать и тянет выполнение задач до последнего.

Метод «60-30-10»

Подразумевает распределение задач на три группы по важности. 60% рабочего дня должно быть отведено важным целям и планам, 30% времени — срочным, но не чересчур важным делам, 10% остается на мелочи, которые помогают лучше начать следующий день. Эта техника помогает автоматизировать простые действия.

«Метод 4D», или «матрица Эйзенхауэра»

По этой методике задачи разделяются по срочности и по важности. Их надо распределить на 4 группы:

• Важные и срочные (их человек делает сам). Это первоочередные дела, которые нельзя откладывать на потом.

• Важные, но несрочные (их нужно спланировать). Это задачи без четкого срока, которые можно отложить, но нельзя игнорировать.

• Неважные и срочные (их можно делегировать коллегам).

• Неважные и несрочные (от них стоит отказаться). Это действия, которые отнимают время и не приносят пользы. Их необходимо или четко контролировать, чтобы не тратить время впустую, или вовсе убрать из перечня.

Канбан

Это японский метод визуализации рабочего процесса. Его впервые применили в компании Toyota. Нужно сделать таблицу с тремя колонками: «Нужно сделать», «Делается» и «Сделано». Такая техника принесет желаемый эффект, если у работника очень загруженный рабочий день.

Автофокус

Система создана британским экспертом по тайм-менеджменту Марком Форстером. Он предложил записывать в блокноте планы по задачам, потом выбирать ту, которая нравится больше и начать ее выполнять, пока есть настрой. Потом нужно будет вычеркнуть ее после завершения. Такое проделывать с каждой задачей, пока они не закончатся. Но эта схема не подойдет для ежедневных задач и жестких дедлайнов.

Fresh or Fried

Эта фраза переводится как «свежий или жареный». Это означает состояние мозга, например, в утреннее время, он ясный, а в конце дня уже нет. Самые сложные и срочные задачи рекомендуется решать с утра, а самые легкие в конце рабочего дня.

Если какая-либо система не подошла, можно попробовать другие и выбрать для себя самую оптимальную.

Как улучшить систему тайм-менеджмента

Прежде всего следует понять, на что больше всего тратится рабочее время, а на что его не хватает. Далее нужно определиться, в какое время суток продуктивность выше, а когда силы на исходе. Можно также отметить, примерно сколько времени займет выполнение каждой задачи. Также очень важно убрать то, что отнимает время: социальные сети, лишние разговоры, перекуры и тд. Планировать лучше только письменно, следует также отказаться от мультизадачности: в конкретный момент времени необходимо заниматься только одним делом.

Не нужно опасаться необходимости вносить изменения в планы в течение дня и забывать об отдыхе.

Стереотипы, касающиеся тайм-менеджмента

Отметим мифы, которые связаны с тайм-менеджментом:

• Схемы не действуют, потому что временем управлять нельзя.

• Чтобы все успевать, нужно больше и ответственнее трудиться.

• Тайм-менеджмент нужен только тем, кто не отличается пунктуальностью.

• Это технологии Запада, использовать их в России бесполезно.

• Тайм-менеджмент поможет избавиться от всех неудач в работе.

• Подходит для всех.

• Тайм-менеджмент не работает.

Подводя итоги, отметим, что тайм-менеджмент — это инструмент для организации рабочего и другого времени, который научит расставлять приоритеты и продуктивно распоряжаться временем. Но это не панацея от всех проблем, каждая ситуация индивидуальна. Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность возрастает с помощью исключения дел, которые не имеют смысла, разграничения личных и рабочих задач, устранения отвлекающих факторов, которые мешают основной деятельности.