Интранет как важный инструмент HR-менеджера

Бизнес держится на людях, и важно, чтобы эти люди были эффективны, лояльны и вовлечены в рабочие процессы. Сегодня мы расскажем об отличном инструменте, который помогает добиться всего вышеперечисленного – о корпоративном интранете.

Что такое интранет?

Интранет – это защищенная от лишних глаз корпоративная информационная система. По сути, это одновременно и собственный внутренний сайт компании, и социальная сеть, и справочник с полезной и нужной сотрудникам информацией.

Для пользователя интранет-портал выглядит как обычный сайт. Его часто называют внутренним сайтом или корпоративным порталом. Часто компании разрабатывают также его мобильную версию, доступную через браузер телефона или специальное приложение.

Как понять, что вам нужен корпортал?

Чаще всего к внедрению интранета приходят быстро растущие компании, которые находятся на этапе масштабирования. В этот момент у предприятия стремительно растет количество сотрудников, информации, документов и бизнес-процессов. Это приводит к хаосу, который мешает бизнесу работать эффективно. Корпоративный портал помогает разложить по полочкам весь объем внутренней информации, нужный коллективу. Обратите внимание на признаки, свидетельствующие о том, что вам пора подумать о внедрении этого инструмента:

•        В компании работает более 100 человек либо много сотрудников работают на удаленке.
•        Корпоративные документы хранятся разрозненно, и сложно найти нужную инструкцию или приказ.
•        Новички трудно вливаются в коллектив и часто покидают компанию до окончания испытательного срока.
•        В вашей компании трудно найти нужного сотрудника, узнать его телефон или должность.
•        Вы не можете точно сказать, каков уровень занятости сотрудников, быстро найти график работы и отпусков.
•        Взаимодействие между командами и отделами происходит сложно, у коллектива нет качественной коммуникации.
•         HR-процессы не выстроены и не автоматизированы, загрузка HR критическая.

Если хотя бы 2 из этих пунктов отражают действительность в вашей компании, значит интранет — это инструмент, который позволит вам существенно повысить диджитал-комфорт сотрудников и наладить работу с персоналом.

Какие HR-задачи решает интранет?

Грамотно выстроенный корпоративный портал является важным бизнес-ресурсом и инструментом для HR. Какие функции он может выполнять?

HR-коммуникации
Интранет может стать внутренней социальной сетью для сотрудников, где они смогут общаться между собой, узнавать важные корпоративные новости, участвовать в опросах, конкурсах.

Онбординг
Корпортал позволяет погрузить нового сотрудника в процессы компании с первого рабочего дня – в нем можно разместить нужные инструкции, например, как заказать пропуск или пройти в столовую или как выглядит организационная структура предприятия. Он позволяет организовать процесс автоматизированно, почти без участия менеджера.

Сокращение административных расходов
Корпортал экономит сразу три ресурса. Финансовый – потому что вам не нужно тратить деньги на тонны бумаги и курьерские услуги. Человеческий – потому что многие процессы автоматизированы и не требуют участия сотрудника. И временной — потому что у HR высвобождается огромное количество рабочих часов на то, что действительно важно.

Доступ к корпоративной информации
В интранет можно «вшить» огромное количество документов и инструкций (с которыми, кстати, очень удобно ознакамливать сотрудников в онлайне). От справочника с должностями и контактами всех сотрудников, интерактивной карты офиса и предстоящих праздниках до базы действующих шаблонов и документов.

Управление развитием сотрудников
Очень важно, чтобы личные цели сотрудников совпадали с корпоративными. Эта сложная для кадровиков задача легко решается модулем «Целеполагание». Он позволяет автоматизировать процесс целеполагания на всех уровнях: от топ-менеджеров до линейных руководителей. В нем можно ставить квартальные и полугодовые цели, вести трекинг каждого сотрудника и отслеживать его продвижение.

Формирование корпоративной культуры
Когда сотрудники работают на удаленке или редко взаимодействуют лицом к лицу со своими коллегами, интранет становятся важным «мостиком», соединяющим людей и создающим общую культуру. Через него удобно доносить до сотрудников понимание о миссии и ценностях компании, создавать внутренний бренд.

Корпоративные сервисы
Интранет может содержать в себе автоматизированные сервисы и услуги, которые освобождают HR от лишней бумажной волокиты и делают кадровый документооборот проще и быстрее. Например, с помощью модуля «Личный кабинет сотрудника» человек может оформить отпуск, получить нужную справку или согласовать отгул в 2-3 клика. 

В общем, корпоративный портал является незаменимым помощником любого HR. Статистика показывает, что интранет позволяет сократить нагрузку на HR в 4 раза. Качественное IT-решение решает многие задачи управления персоналом, поддерживает удовлетворенность сотрудников, повышает их эффективность, обеспечивает диджитал-комфорт и делает их счастливее. А не это ли основная цель HR-менеджера?