Объяснительную на стол: в каких случаях нужно писать ее на работе и как

Из самого названия «объяснительная» ясно, что такая записка нужна, если приходится объяснять какую-либо ситуацию, происшествие. Этот документ необходим для установки виновных лиц и определения меры наказания. Как она должна быть оформлена и в какие сроки, при каких ситуациях ее запросит работодатель, объяснили эксперты Профсоюза работников торговли и услуг.

Объяснительную записку нужно составить работнику, который совершил дисциплинарный проступок. На это дается два рабочих дня. Как именно ее писать? образца не существует, можно составить текст в свободной форме. Правила оформления шапки документа подскажут в кадровом отделе.

Как оформить объяснительную грамотно
Если говорить о структуре объяснительной записки, ее условно можно поделить на две части. В первой части следует подробно описать, что случилось, во второй непосредственно привести обстоятельства, доказательства, которые послужат объяснением действий работника. В объяснительной нужно поставить дату и подпись работника. Полезно будет приложить аудио, видео, фотографии, документы, подтверждающие ситуацию, изложенную работником.
Далее работодатель рассмотрит документ и решит, что делать дальше. Когда он пришел к тому или иному выводу, проставил резолюцию, объяснительная направится на исполнение сотруднику кадрового отдела или в бухгалтерию.

В каких ситуациях пишут объяснительные
Чаще всего поводом для написания объяснительной является банальное опоздание сотрудника на работу. Но бывают и более серьезные ситуации. Например, недостача по итогам инвентаризации материальных ценностей. В этом случае работодатель будет требовать от работника, который несет ответственность за сохранность ценностей, письменные объяснения. В записке работник должен максимально подробно рассказать о причинах недостач, излишков, доказать, что недостача произошла не по его вине. В противном случае с работника могут взыскать сумму причиненного ущерба.

Среди других причин, которые повлекут за собой написание объяснительной, отметим следующие:
долгое отсутствие на рабочем месте;
нарушение правил охраны труда;
неисполнение поручений руководителя;
представление недостоверных данных руководству;
нахождение на работе в нетрезвом состоянии;
причинение ущерба имуществу работодателя.
невыполнение плана или поручения руководства.
Если требование представить объяснения работник выполнять отказывается, работодатель спустя два дня составит акт об отказе дать объяснение.

Случаи, за которые не накажут
Как мы уже отметили, самые распространенные объяснительные — за опоздание на работу. Причины могут быть как уважительными, так и неуважительными. Сотрудник не получит взысканий за то, что ему с утра стало плохо, он застрял в лифте, попал в аварию на машине или общественном транспорте, упал и получил травму. Но, возможно, все равно придется доказывать, что это правда, особенно если отношения с начальником оставляют желать лучшего. Не исключено, что придется приобщать к доказательствам свидетелей. Предоставляемая сотрудником информация должна быть четко сформулированной и достоверной.
Что касается стиля записки, стоит придерживаться официально-делового, писать сухим языком, грамотность тоже играет важную роль. Если в документе будет описание объективных причин, оправдывающих работника, велика вероятность, что никаких дисциплинарных взысканий не последует. Можно оформить документ как в рукописном, так и в печатном варианте, это не имеет значения.

Что не нужно писать в объяснительной
Эксперты рекомендуют не оправдываться, не признавать свою вину напрямую и ни в коем случае не обвинять других людей, коллег. Лучше оставить поле для разбирательств работодателю, это его обязанность. Чтобы не портить отношение с начальством, не нужно допускать в записке эмоций и писать лишнюю и недостоверную информацию. Иногда сотрудник, который не знает, как оформлять объяснительную, просит помощи у руководства и пишет ее под диктовку. Так делать не стоит. Это может сыграть против самого работника.

Какие санкции может применить работодатель
На основании объяснительной записки работодатель определит степень вины работника в нарушении трудового законодательства. Иногда наказание назначается сразу, порой на принятие решения и изучение дополнительных фактов начальник берет некоторое время. За этот период у сотрудника есть возможность так или иначе реабилитироваться. Работодатель имеет право отказаться от любого наказания и ограничиться устным замечанием, может издать приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности и назначить выговор, лишить премии. В худшем случае сотрудника ждет увольнение.
Отметим, что если работник передал объяснительную через неделю или месяц, то работодатель может не учитывать изложенные в ней доводы.
Записка передается лично работодателю, ей присваивают входящий номер и регистрируют в журнале. Второй экземпляр остается у работника. В случае несогласия с вердиктом работодателя сотрудник имеет право обжаловать наказание выговор или увольнение в трудовой инспекции или в суде.

Что будет, если отказаться писать объяснительную
Отказаться писать вправе каждый сотрудник. Но это абсолютно не препятствие для применения дисциплинарного взыскания. Если работник не желает объяснять свой проступок, работодатель отмечает отказ от дачи объяснений в специальном акте, с которым знакомит работника. В итоге работодатель сделает вывод только на основе собственных наблюдений и свидетельств и может наказать невиновного из-за его отказа объяснить ту или иную ситуацию. А объяснительная может спасти от увольнения за прогул, да и в целом, это защита от несправедливого работодателя. Отсутствие объяснительной многие работодатели расценивают негативно.
Отметим, что за один проступок работодатель может применить только одно взыскание, а если за месяц он этого не сделал, даже если работник провинится несколько раз, наказать его не получится.